Tid är det enda vi har och ändå upplever många människor stress på grund av tidsbrist. Inte minst chefer. Och det är ingen skillnad mellan privata näringslivet och offentlig förvaltning.

Texter: Agneta Nordin

Högarna på skrivbordet växer, i mailkorgen plingar det till varje gång nya meddelanden tickar in och det gör det hela tiden. Känns det som. I eftermiddag är det bara ett par minuter mellan mötena. Lunchen prioriteras bort och kvällen får gå till att svara på mail som inte hanns med. Den ena dagen är den andra lik och tiden tycks aldrig räcka till.
– Upplevd tidsbrist handlar om att människor lägger på sig helt orimliga ambitioner.
Det säger Fredrik Warberg som för tio år sedan startade föreningen Tidsverkstaden tillsammans med sin kompanjon. Föreningen arbetar med verktyg och aktiviteter som hjälper människor att bygga en värdefull vardag och öka sin livskvalitet. Fredrik och hans kollegor arbetar främst i förändringsarbete i verksamheter inom offentlig förvaltning. Och han ser stora brister i arbetsförhållanden som leder till tidsbrist.
– Ekonomiseringen är ett stort problem. Organisationerna ska ideligen spara pengar och öka effektiviseringen. De som vill skapa utveckling har ingen möjlighet till det. Möten avlöser varandra och upplevelsen av tidsbrist är stor.
För att åstadkomma förändring måste man arbeta långsiktigt, enligt Fredrik Warberg. Under de år han arbetat med Tidsverkstaden har han märkt att arbetsbelastningen på chefer har ökat. Lönsamhetskraven som märks inom näringslivet ser ungefär likadana ut i offentlig förvaltning. Och de allra mest utsatta är mellancheferna.
– De är ofta klämda mellan dubbla lojaliteter. De ska utföra beslut som fattas på högre nivå och samtidigt hantera sina medarbetare.
Och det är jobbigt att till exempel driva igenom sparbeting man inte gillar, menar Fredrik Warberg.
– Generellt kan man säga att ju mer toppstyrning desto större upplevd tidsbrist. Och tidsbristen gör att man blir en sämre chef. Empatin minskar när vi är pressade.

För ett par år sedan genomförde Arbetsmiljöverket en studie av arbetsförhållandena för mellanchefer i Faludistriktet. Tio verksamheter inspekterades i kommuner, primärvård och tillverkningsindustri. Och resultaten, när det gäller arbetsbelastning och upplevd tidsbrist, är genomgående. På samtliga arbetsplatser noterades att arbetet sker under tidspress, att arbetsmängden ökat under de senaste åren och att mellancheferna arbetar mer än ordinarie arbetstid.
– Tidsbristen är en riskfaktor. Vårt uppdrag är att kontrollera så att arbetsgivarna bedömer och förebygger risker, säger Erik Gunnarsson som är beteendevetare på Arbetsmiljöverket.
Arbetsmiljöverket ställer krav på åtgärder på de arbetsplatser där det finns uppenbara brister, men myndigheten kommer inte med rekommendationer till åtgärder.
– Ofta finns det fler sätt att lösa problemen och det viktiga är att parterna hittar en lösning i samförstånd. Om vi skulle rekommendera det ena eller det andra och problemen kvarstår, så skulle arbetsgivarna kunna hävda att de bara uppfyllt våra krav.
Cheferna är en nyckelgrupp genom sitt ledarskap och för att arbetsmiljöarbetet på arbetsplatserna ska fungera. Därför satsar Arbetsmiljöverket på riktade insatser mot chefer och ledare.
– Lojaliteten är generellt stor i chefsgruppen. Ofta glömmer chefer att de själva är arbetstagare och också kan behöva skyddas, säger Erik Gunnarsson.

Men det är inte helt enkelt att prata om och våga erkänna att det känns tungt, att man som chef upplever stress och tidsbrist. Under våren har Arbetsmiljöverket bland annat genomfört en inspektion på ett större industriföretag i södra Sverige, där en del av uppdraget var att undersöka mellanchefernas arbetssituation. Rapporten är ännu inte klar, men enligt Arbetsmiljöverkets inspektör, uppger flera mellanchefer att de upplever stor stress. Men personalchefen på företaget vill inte kännas vid något problem.
– Nej, vi upplever inte att våra chefer lider av stress på grund av upplevd tidsbrist. Jag vill inte prata om det här.
Arbetsmiljöverket konstaterar i sina rapporter från olika arbetsplatser i landet, att hälsoproblem bland chefer förekommer. Och att chefer ofta drar slutsatsen att bristen ligger hos de själva, dessutom är känslan av att vara otillräcklig vanlig.

Fredrik Warberg på Tidsverkstaden är inte förvånad över att man inte vill prata om problem.
– En personalchef som säger att det inte finns några problem, skapar inget utrymme för diskussioner. Tyvärr tror jag att det är vanligt förekommande.
Det finns inga enkla lösningar och svar, menar Fredrik Warberg. Men för att försöka komma tillrätta med upplevelsen av att hela tiden vara jagad av klockan, krävs bland annat nya tankar kring organisationen. Ökat medarbetarinflytande och att delegera beslut verkar ta tid initialt, men skapar större utrymme på lång sikt.
– Man kan peppa varandra i arbetsgruppen. Stimulerar man medarbetarna med ökat inflytande, så avlastar man sig själv som chef på lång sikt.


Så vinner du mot klockan


Åtta av tio chefer får inte tiden att räcka till. Det visar en färsk undersökning som chefsutvecklingsbolaget Insightlab gjort. Men ofta vet cheferna hur och vad de ska göra för att få tiden att räcka till.
– Som chef måste man bara våga dra i bromsen och välja bort, säger vice vd Thomas Nyberg.

Insightlab skriver om ledarskap och håller workshops om chefers möjligheter att utvecklas. I tider när vi tenderar att lägga till saker vi måste göra, snarare än att dra ifrån, är det viktigt att tänka över hur man hanterar sin tid. Som chef måste man fundera över vad det gör med en som person när man helt tiden känner att man ligger efter, säger Thomas Nyberg.
– Effekten av att inte få tiden att räcka till kan vara att man börjar slarva.
Tidsundersökningen genomfördes under november förra året. 2 431 chefer, från både offentlig förvaltning och privata näringslivet, svarade på frågor. I undersökningen ger cheferna själva sina tankar kring hur de får tiden att räcka till. Nedan följer Insightlabs lista med tips.


1. Delegera
Behöver du göra allt det du gör? En av dina viktigaste uppgifter som chef är att delegera. Dina medarbetare växer och du får mer tid.

2. Passa tillbaka bollen
Hur känns det när en medarbetare kommer med en ny idé? Lösningen ligger i att passa tillbaka bollen. Tror du på idén, låt medarbetaren själv genomföra den. Bestäm en tid för återrapportering.

3. Effektivisera
Se över vilka rutiner och processer ni kan förändra, skapa eller ta bort för att frigöra tid. Får medarbetarna mer tid över, kan de hjälpa dig med de saker du inte hinner med.


4. Spara tid genom att ge tid
Genom att ge tid till dina medarbetare sparar du tid. Den tid du ägnar åt uppföljning, att diskutera målsättningar, göra avstämningar och coacha lyfter dem och ser till att ni alla jobbar mot samma mål.

5. Gör en sak i taget
E-post är ett otroligt effektivt verktyg, men du behöver inte kolla den varje minut. Detsamma gäller andra saker också. Fokusera på en sak i taget.

6. Planera och prioritera
Gör en plan för en längre period. Vilka större uppgifter har du att slutföra? Vad är viktigast? Skriv ner och gör en prioritering från 1 till 3. Börja varje dag med att göra en lista på vad du ska göra idag. Var snäll mot dig själv när du gör listan.

7. Skjut aldrig upp jobbiga saker
Har du jobbiga saker på din lista, gör dem först. Annars hänger de över dig och skapar en ännu starkare känsla av tidsbrist.

8. Håll korta, effektiva möten
Varför har ni möten? Hur länge får det hålla på.? De möten du närvarar på ska vara effektiva och kunna resultera i något produktivt.

9. Planera in pauser
Tror du att du är effektiv när du jobbar fyra timmar i sträck framför datorn? Tänk om! Din kropp är byggd för att röra sig och sitter du som en ostbåge för länge, slutar din hjärna fungera effektivt.


10. Ta hand om dig själv
Allt är en fråga om hur du handskas med den tid du har. Ta hand om dig själv och planera in tid för dig själv och dina nära och kära.






FAKTA:
Arbetsmiljöverket är myndigheten som arbetar för säkra och bra förhållanden på svenska arbetsplatser. Myndigheten är indelad i ett huvudkontor och tio distrikt och har ca 400 inspektörer i hela landet.



Får du tiden att räcka till? Och hur gör du när det känns allt för pressat? Chefstidningen frågar tre chefer. Fler fick frågan, men de hade inte tid att svara på frågor.


Min whiteboard och jag

Bengt Roswall, vd Malmö Aviation

Han stänger av ljudet på mobiltelefonen och lägger den långt ner i väskan. Bengt Roswall som är vd på flygbolaget Malmö Aviation har lärt sig att inte ta med jobbet hem efter arbetstid.
– Mina första år som chef hade jag nog en skev bild av vad det innebär att vara ledare. Idag grubblar jag inte på jobbet när jag slutat för dagen.
Sedan 2007 är han ledare för 500 anställda. Ett jobb som kräver planering, organisation och mycket kontakt med medarbetarna. Bengt Roswall tycker sällan att han får tiden att räcka till. Men han har knep för att få struktur på arbetet.
– Det första jag gör på morgonen är en lista på min whiteboard. Ofta har jag genomfört de fyra viktigaste punkterna före klockan tio. Whiteboarden är ett måste, då kommer jag inte undan.
Mailen stressar, säger Bengt Roswall, men får han bara beta av sina punkter innan han öppnar mailprogrammet, så är det ganska lugnt. Och han tycker att det är stor skillnad idag till skillnad från när han började sin chefskarriär. Det handlar om mognad och tryggheten att lita på sina medarbetare.




Mailen tar tid

Eva Svensson, verksamhetschef vårdcentralen Eden i Malmö

Vårdcentralen Eden ligger mitt i Malmö. Vårdcentralen är populär, upptagningsområdet stort och arbetsbelastningen hög. I snitt tar man på Eden emot över tusen läkarbesök i månaden och 800 sjuksköterskebesök.
Eva Svensson som är verksamhetschef upplever ofta stress på grund av tidsbrist.
– Det är så mycket jag vill och bör hinna med. Väldigt ofta känns det som om tiden inte räcker till.
Arbetsmiljöverket konstaterar att allt fler chefer in om offentlig sektor far illa på grund av sin arbetssituation. Nya organisationsformer har ibland inneburit färre ledare med större enheter, mer administrativt arbete, nya samverkansformer och nya krav på medarbetarnas förmåga till eget ansvar men också mindre stöd från arbetsledningen. Men Eva Svensson tycker att hon har stöd från sin ledning.
– Jag tycker att jag har stöd och har utrymme att prioritera.
Men en stor tidstjuv är mailen, tycker Eva Svensson.
– Att välja och prioritera olika möten är inte så svårt, men det som känns tungt är när mailkorgen är full och svar förväntas snabbt.
För att hantera situationen är man tvungen att prioritera noga.
– Det viktigaste är att få tid att vara tillgänglig för medarbetarna. När det blir allt för många möten känner jag stor otillfredsställelse.



Jobbar över

Sofie Persson, chef på Arbetsförmedlingen Malmö service

Sofie Persson har varit chef i sex år. Hon tycker sällan att hon hinner med sina arbetsuppgifter på ordinarie arbetstid. Sofie Persson arbetar ofta på kvällar och är alltid tillgänglig på mobiltelefonen.
– Jag vill finnas till för mina medarbetare och jag tycker att jag behöver vara nåbar, även utanför arbetstid.
Det är ett stort tryck på Arbetsförmedlingen och arbetsbelastningen är hög för både medarbetare och chefer. Men Sofie Persson tycker att hon hittat strategier för hur hon hanterar arbetstoppar och när uppgifterna hopar sig.
– Jag är bra på mötesdisciplin och håller aldrig möten för mötenas skull. Och jag kommer alltid väl förberedd till ett möte. Det skapar effektivitet.
Sofie Persson upplever att det kan vara svårt att koppla av. Bäst gör hon det med familjen hemma på gården.
– Det är bra att göra saker med händerna, bygga något, vara med barnen eller påta i trädgården.

Agneta Nordin