Ulrica von Thiele Schwarz, leg psykolog, professor i psykologi vid Mälardalens Universitet.
Foto: privat / Getty Images
Frågan är:
Vi ska implementera ett nytt IT-system på jobbet. Ska vi satsa på stor lansering – alla på en gång? Eller ta en avdelning åt gången?
– Som så ofta är svaret ”det beror på”, säger Ulrica von Thiele Schwarz, leg psykolog, professor i psykologi vid Mälardalens Universitet.
– Ibland kan man riva av plåstret direkt. Det visade sig inte minst under pandemin då många fick erfara att det gick att införa långtgående förändringar i arbetssätt från ena veckan till den andra. Lyckas strategin med ”big-bang” så blir det ett effektivt sätt att göra lanseringen på, men går det åt pipan går det rejält åt pipan.
Att börja smått för att gradvis växla upp är därför ofta det mindre riskabla valet.
– Det gör det möjligt att pröva sig fram, upptäcka och hantera hinder för användande och skapa lärande. Ett sådant arbetssätt rimmar fint med att implementering är en förändringsprocess, inte ett enskilt beslut eller väl avgränsade aktiviteter som följer fördefinierade steg.
En del går att förutse på planeringsstadiet men det mesta visar sig allteftersom, eftersom faktorerna interagerar på ett svåröverblickbart sätt.
Ulrica von Thiele Schwarz
– Det enda som kan förutses är nämligen att det kommer hända saker som inte gick att förutse. Inte konstigt, när det finns över 60 faktorer som påverkar hur implementering lyckas: sådant som har att göra med den nya tekniken (eller vad det nu är som implementeras), med individer, teamen och organisationen och så omvärldsfaktorer och själva implementeringsprocessen på det. Organisationer är system.
– Det nya landar i det existerande. En del går att förutse på planeringsstadiet men det mesta visar sig allteftersom, eftersom faktorerna interagerar på ett svåröverblickbart sätt. Ett gradvis införande, en avdelning i taget, eller en del av det nya i taget – gör det möjligt att testa, observera, lära och justera i en hanterbar skala. Bit för bit, med hänsyn till olikheterna inom organisationen. Tar det onödig tid? Nej, eftersom införandet kan börja tidigt: som ett nyfiket utforskande med lärande i fokus.
Ulrica von Thiele Schwarz, leg psykolog, professor i psykologi vid Mälardalens Universitet och tillsammans med Henna Hasson författare till Implementeringsboken, Natur och Kultur.
