Martin Carlström, leg. psykolog och författare.
Foto: Getty Images / pressbild
”Det är det vi gör på våra arbetsplatser som skapar resultaten och när vi vill få till bättre resultat så behöver vi hitta de beteenden som gör skillnad och använda vetenskapligt grundade principer för att förändra dem.
Det här kallas för OBM (Organizational Behavior Management) och den allra viktigaste principen är att vi behöver få feedback på våra beteenden för att förändra dem. Feedback är information om prestation som möjliggör för individen att förändra sina beteenden för att uppnå önskad prestation. Feedback som fungerar är direkt, återkommande och möjlig att omsätta i praktiken. Även om feedback med fördel kan ges från fler håll (kollegor, kunder) så är du som chef en central gestalt i organisationens feedbacksystem och i förlängningen hur väl er organisation lyckas med förbättringsarbetet.
Det finns dock ett välkänt gap mellan hur mycket feedback chefer upplever att de ger och hur lite medarbetare tycker att de får. Ett sätt att adressera detta är att strukturera upp feedbacken och på så sätt skapa förutsättningar för att säkerställa att feedback verkligen blir av, att den blir ordentligt utförd och att alla får feedback. Feedback kan ges på fler olika sätt men det som är mest tillgängligt är verbal personlig feedback som ges i ett samtal mellan två personer, s.k. 1-till-1 samtal.
Det första steget är att se till att den blir av. Att hålla i 1-till-1 samtal är en arbetsuppgift som konkurrerar med många andra uppgifter på din agenda och dessa kommer sannolikt att finnas kvar även när du börjar med 1-till-1 samtal. Av den anledningen behöver du skapa en god struktur både kring samtalen såväl som i samtalet. Om du har många direktrapporterande så kan det vara svårt att få till samtalen spontant och du behöver kanske se till att ha dem inbokade i din kalender. Du behöver också bli skicklig på att hålla korta men kärnfulla samtal (5-15 minuter).
Att kunna förmedla fem gånger så mycket bekräftande feedback som korrigerande feedback är en superkraft.
Martin Carlström
Strukturen i samtalet är enkel. Inled med att sätta ett tydligt fokus genom en utforskande fråga ”Hur har det gått med att ringa upp kunderna och fråga om de hunnit läsa offerten?”. Sedan lyssnar du och försöker fånga upp beteendebeskrivningar som du kan ge feedback på. Stäm av med hjälp av ytterligare utforskande frågor kring om det finns förutsättningar att prestera bra eller om det finns hinder som du som chef kan lösa på något sätt. Samtalet avslutas med att ni sammanfattar vad som skall göras av respektive person samt en överenskommelse att följa upp detta vid nästa samtal.
Förutom din förmåga att skapa struktur kring och i samtalen så kommer du också behöva färdigheter som skapar goda relationer. Dessa är framför allt att kunna lyssna aktivt och bekräfta bra beteenden. Att kunna förmedla fem gånger så mycket bekräftande feedback som korrigerande feedback är en superkraft. Andra viktiga färdigheter är att kunna utforska med öppna frågor och kunna ge korrigerande feedback på sätt som är möjligt att omsätta i handling (fokuserad på vad personen gör och inte vem personen är). Att spegla vad du upplever att din medarbetare säger är ett bra verktyg att använda för att undvika missförstånd.
Det är viktigt att 1-till-1 samtalen inte bara blir en individfråga utan att det också blir en organisatorisk uppgift att skapa förutsättningar för samtalen och att se till att chefer utbildas i samtalsmetoden. För att få till en förbättringskultur på arbetsplatsen är det viktigt att alla får feedback genom 1-till-1 samtalen. Som chef genomför du samtal med dina medarbetare kring deras prestationer men din chef bör också hålla samtal med dig kring din ledarprestation och din chef bör ha samtal med sin chef, hela vägen upp i den organisatoriska hierarkin. På så sätt skapar ni en ”värdeskapande kedja av beteenden” som förstärker bra beteenden på alla nivåer.”
Martin Carlström, leg. psykolog och författare till boken ” Från ord till handling : framgångsrikt förändringsarbete med OBM” (Studentlitteratur)
