I flera av mina studier har jag intresserat mig för vad som gemensamt för ledarskapet inom framgångsrika organisationer. Med framgångsrika organisationer menar jag både ur ett hållbarhetsperspektiv för människan såväl som finansiellt. Utmaningen och den långsiktiga konkurrenskraften anser jag ligger i att skapa både god medarbetarhälsa och goda finansiella utfall.
Text: Johan Larsson, Teknologie doktor
Forskar och utbildar inom ledarskap, organisation och verksamhetsstyrning och dess påverkan på medarbetarnas hälsa samt verksamhetens effektivitet
En ofta använd definition av ledarskap innehåller byggstenarna att det handlar om en påverkansprocess och att denna påverkan ska leda till uppfyllandet av de organisatoriska målen. För att kunna besvara vad som karakteriserar ett gott ledarskap måste målbilden som ledarskapet utvärderas emot vara klargjord. Detta gäller i alla organisationer, oavsett om chefen arbetar i privata företag eller offentliga organisationer. Min erfarenhet är dock att ofta kan målbilderna kräva mer arbete för att tydliggöras i offentliga organisationer med komplexa sammanknutna verksamheter med viktiga samhällsuppdrag, till exempel en kommun eller ett landsting. För att sedan värdera ledarskapet är en bra modell att nyttja 360-metodiken med chefens egen uppfattning i mitten, ovanstående chef, chefskollegor, brukare/kunder eller motsvarande och underställda medarbetare. Med denna metodik ges en nyanserad bild av vad olika personer runt chefen anser om ledarskapet. I kombination med uppfyllelse av målen kan påverkansprocessen i ledarskapet diskuteras för att hitta utvecklingsplaner.
I forskning som jag genomfört tillsammans med min kollega Stig Vinberg har vi identifierat gemensamma grupper av ledarskapsbeteenden hos organisationer som haft både god arbetsmiljö, hälsa och hög effektivitet. De beteenden som identifierats är:
Tar både en strategisk och visionär roll
– Chefen skapar helhetsförståelse och kommunicerar var organisationen är på väg.
Satsar på kommunikation och information
– Regelbundna arbetsplatsträffar, naturliga mötesplatser, effektiva IT-system.
Delegera både ansvar och befogenheter
– Litar på sina underställda.
Ökar lärandet inom organisationen
– Inga sanktioner vid felaktiga beslut.
– Ger både positiv och negativ konstruktiv återkoppling.
Coacha medarbetaren mot individuella och organisatoriska mål
– Pratar med och lyssnar på medarbetarens behov, idéer, önskemål och synpunkter under kontinuerliga medarbetarmöten och konversationer där stöd ges.
Arbetar för enkelhet i organisationen
– Uppmanar medarbetarna att ta egna beslut utifrån kundens bästa för att snabba upp beslutsprocessen. En förutsättning för detta är väl specificerade ansvars- och befogenhetsområden för varje medarbetare.
Mänsklighet och förtroende
– Ser medarbetarens välbefinnande som en förutsättning för effektiva organisationer.
– Ger medarbetarna reellt inflytande över genomförandet av sina arbetsuppgifter
Ledaren går runt och är synlig på arbetsplatsen
– Ledaren pratar med medarbetarna ute på arbetsplatsen, inte bara om jobb utan även om hur de mår eller känner sig, det vill säga bygger upp en relation.
Reflektivt och personligt ledarskap
– Ledaren reflekterar över sitt ledarskap, har en positiv inställning och försöker skapa en positiv kultur på arbetsplatsen genom sitt beteende
Denna ledarskapsmodell inkluderar samtliga tre viktiga dimensioner i ledarskapet; relation, struktur och förändring. Modellen har ett tydligt medarbetarfokus och syftar till att skapa positiva resultat i verksamheten genom att ge förutsättningar för och kontinuerligt öka medarbetskapet. En uppföljande studie inom en kommun visade att chefer med dessa ledarskapsbeteenden hade en högre andel av medarbetarna med noll dagars sjukfrånvaro under en fyraårsperiod på sina arbetsplatser. En viktig del handlar om relationsskapandet genom att vara synlig och prata med medarbetarna för att därigenom kunna ge stöd, utveckla medarbetaren och verksamheten samt ge bekräftelse. Detta ger goda förutsättningar för att skapa en god arbetsmiljö på arbetsplatsen och även för bra verksamhetsresultat. Genom att vistas i verksamheten frekvent integreras även det lagstadgade Systematiska arbetsmiljöarbetet på ett naturligt sätt i arbetet.
Förutom chefens beteenden och arbetssätt har jag även medverkat i studier kring betydelsen av chefens människosyn. Resultaten pekar tydligt till fördel för chefer med en människosyn innehållande tankar att; kreativitet är vitt spridd bland medarbetarna, under rätta förutsättningar kan medarbetarna söka och ta ansvar och utöva självstyrning för att uppnå organisatoriska mål, om en medarbetare har bättre hälsa presteras bättre resultat och att människor är olika. Chefer med denna människosyn hade medarbetare med bättre hälsa samt verksamheter med bättre kvalitetsutfall. Beteenden och människosyn är nära sammanknutna och ovanstående modell kring ledarskapsbeteenden bygger på denna människosyn.
Jag tror att den perfekta chefen inte existerar men anser samtidigt att kontinuerlig utveckling i ledarskapet är mycket eftersträvansvärt. En utvecklingsstrategi som identifierats i studierna kring de framgångsrika organisationerna är självreflektion. Ett mantra inom ledarskapslitteraturen är betydelsen av tydlighet i påverkansprocessen och där anser jag att reflektionen kring sin egen människosyn, sina beteenden, hur dessa uppfattas och vad de leder till för resultat är prioriterat. Utifrån detta har jag med bas i min forskning skapat ett verktyg som jag kallar Ledarskapsbokslut för att stötta reflektionsarbetet. I en pågående studie har jag tillsammans med Medarbetarcentrum i Sjuhärad (kommunal samverkansorganisation med personalspecialister för fem olika kommuner i Boråsregionen) skapat ett ledarskaps- och medarbetarutvecklingsprogram som utgår från reflektion individuellt och i grupp. Programmet pågår under ett år och innehåller sju olika kunskapsdagar som baseras på de gemensamma beteendena i framgångsrikt ledarskap, självreflektion via Ledarskapsbokslutet som kompletteras med medarbetarmätningar och mellan varje kunskapsdag ges individuell coachning av Medarbetarcentrums personalspecialister. I programmet ges även stöd i att arbeta med grupputveckling utifrån Susan Wheelans modell. Tanken med programmet är att ge medverkande chefer möjlighet till teoretisk kunskap om ledarskap och dess effekter, praktiskt träna på olika situationer i arbetsmiljön, reflektera individuellt och i nätverk, konkreta verktyg att använda i utvecklingen av sig själv och sitt ledarskap. Forskningen pågår men en delutvärdering visar på flera positiva effekter där en majoritet anser att ett stort bidrag med programmet är att bli mer medveten om sig själv och sin roll som chef och att reflektionstiden var en bra tidsinvestering i en pressad vardag. Att utveckla nya former för ledarskapsutveckling anser jag är viktigt för att skapa goda arbetsmiljöer som ger bra förutsättningar för hög effektivitet. Forskningen kring effektiva konkreta program för att utveckla ledarskapet till att främja arbetsmiljö, medarbetarnas hälsa och samtidigt verksamhetens effektivitet är i dagsläget något begränsad och behöver beforskas ytterligare. En intressant studie av Töres Theorell och kollegor visar behovet av ledarskapsprogram för att främja medarbetarnas hälsa. Chefer som medverkade i deras utvecklingsprogram hade signifikant positiva förändringar rörande utsöndringen av kortisol (stresshormon) hos sina medarbetare samt att medarbetarnas känsla av att de hade befogenheter över beslut i organisationen ökade. En annan spännande studie genomförd av Julia Romanowska med kollegor kring ett konst- och reflektionsbaserat ledarskapsprogram visar positiva resultat rörande ingående chefers och medarbetares mentala och biologiska stress.
Att vara chef uppfattas av ett flertal från tid till annan som en ensam position som innehåller höga prestationskrav. För att motverka detta fyller nätverk såsom i ledarskapsprogram eller i andra sammanhang en viktig funktion. Chefens egen arbetsmiljö och hälsa är ett område som bör lyftas upp i sammanhanget när hälsofrämjande ledarskap diskuteras. För att kunna bedriva en god påverkansprocess och skapa en god arbetsmiljö är det egna välmåendet prioriterat. En studie jag medverkat i visar att flera av de intervjuade cheferna själva haft hälsobekymmer utifrån sitt arbete. Detta lyfter fram vikten av att ge chefer förutsättningar för sitt ledarskap, utan att själv behöva offra sin hälsa. Att reflektera över hur man som chef mår när man bedriver sitt ledarskap är något som naturligt bör ingå i arbetet och att diskutera sin situation med ovanstående chef. Trivs man inte själv i sin roll är det svårt att påverka andra att trivas på arbetsplatsen.
För att tidigt kunna vidta åtgärder för att förbättra arbetsmiljön och förhindra att tendenser till ohälsa övergår i behov av rehabilitering är stödjande verktyg för chefen centrala. En typ av arbetssätt som ger tidiga varningar är som tidigare beskrivet att som chef röra sig i verksamheten och prata med sina medarbetare för att upptäcka beteendeförändringar eller brister i arbetsmiljön. Andra kompletterande lösningar kan handla om varningssystem där medarbetarna fyller i hur de mår på olika sätt; enkäter, illustrativa figurer, olika färger på kulor eller liknande. Genom att arbetsmiljö och hälsa är färskvara som kan förändras snabbt är hög frekvens på mätningarna att eftersträva. Samma frekvens som de ekonomiska uppföljningarna i verksamheten kan vara ett riktmärke för lämpliga intervall. För att skydda den personliga integriteten så anser jag att det är rekommenderat att basera dessa varningssystem på anonyma mätningar som sammanställs på gruppnivå. I ett pågående projekt bedriver jag utveckling av varningssystem som även behandlar mätningarna med statistisk metod för att öka precisionen i beslutsfattandet. Det verktyg jag tagit fram utifrån forskningen kallas Healthy Leadership där både medarbetarnas egna hälsoskattningar och sjukfrånvarostatistik kan användas som indata. Styrkan i verktyget är att det hjälper chefer att tolka när något signifikant skett på arbetsplatsen och vid ett larm snabbt kunna initiera kraftfulla insatser. Oavsett vilket system som används för att underlätta för chefer att så fyller systemen en viktig funktion som jag tycker alla organisationer bör tillhandahålla till sina chefer. Dessa varningssystem hjälper även att se hur verksamheten ligger till i förhållande till målbilden kring hälsan och arbetsmiljön på arbetsplatsen.
Några tankar att beakta utifrån mina studier:
· Tydliggör målbilden för verksamheten och inkludera hälsa och arbetsmiljö i målen
· Utvärdera ledarskapet utifrån flera dimensioner och aktuella mål
· Reflektera över ledarskapet, både människosyn och beteenden
· Inspireras av arbetssätt hos framgångsrika organisationer, vill speciellt lyfta fram vikten av att söka en god relation med sina medarbetare genom att vara synlig, röra sig i verksamheten och prata med medarbetarna.
· Använd verktyg som ger tidiga varningar för att kunna agera tidigt för att förbättra arbetsmiljön och minska risken för behov av rehabilitering
Avslutningsvis önskar jag lycka till med utvecklingen av arbetsmiljön som jag tycker innehåller många spännande och utmanande delar där ledarskap och medarbetarskap är helt centrala i utvecklingsarbetet.
Skrivet av Johan Larsson
