Utmaningen: sociala medier



En tydlig policy och en hel temadag för kommunens chefer på ämnet sociala medier. Det har lett till att fler använder sig av Facebook och bloggar inom tjänsten i Landskrona stad.

Text: Torbjörn Hallgren


Josefin Berglund är nyanställd på Landskronas kommunikationsavdelning. Hennes främsta uppgift är att förvalta och utveckla kommunens satsning på sociala medier som kommunikationsverktyg. En del i detta är den policy som hon själv har varit med om att skapa.
– Tanken med riktlinjerna är att de kommunanställda som vill driva till exempel en facebooksida i tjänsten ska ha en plan. Vi vill att de tänker igenom varför de finns på Facebook eller har en blogg.

Policyn bygger på en grundlig undersökning som Josefin Berglund gjorde förra året. Hon tittade närmare på tio slumpmässigt valda kommuner för att ta reda på deras strategi och policy kring sociala medier. På den feedback hon fick, och med Sveriges Kommuner och Landstings (SKL) checklista för sociala medier i bakhuvudet, formade hon Landskronas riktlinjer och policy.
Riktlinjerna klubbades igenom av kommunfullmäktige i december. På sex A4-sidor redovisas nu till exempel hur snabbt kommentarer via sociala medier bör besvaras, vad man inte får skriva, och vilken typ av bilder man inte får publicera eller länka till.
– Vi måste anpassa vår kommunikation efter vad olika målgrupper vill ha, och sociala medier är ett sätt att göra det på, säger Josefin Berglund.
En viktig del i policyn är den tidigare nämnda kravet på en plan: om Landskronas bibliotek ska twittra, eller om en lärare vill blogga om vad klassen gör varje dag, kräver de nya reglerna att man tänker igenom sitt syfte.
– De kan mycket väl ha en klar plan i sitt huvud. Nu vill vi att de skriver ner den.
Hon poängterar också mycket tydligt att riktlinjerna bara gäller för tjänsten, att de inte ska hämma kreativiteten och absolut inte byråkratisera användandet av sociala medier på jobbet.
– Vi på kommunikationsavdelningen rekommenderar verkligen våra fritidsgårdar och andra att använda sig av sociala medier för att till exempel marknadsföra sig.

Idag, sex månader efter att policyn klubbades igenom, märker Josefin Berglund av att fler avdelningar vill använda Facebook eller bloggar för sin verksamhet.
– Policyn har tagits emot bra, den ger ett stöd och vi ser att vi får in fler planer innan folk sätter igång. Särskilt efter den utbildningsdag vi hade i maj med kommunens alla chefer.
Utbildningsdagen, med workshops och föreläsningar, tog upp frågan om hur sociala medier kan användas inom kommunen. Den initierades av förvaltningscheferna själva, som hade märkt att många använder sociala medier, både i tjänsten och privat.
De tre vanligaste frågorna från mötet:
• Hur chefernas förvaltning/enhet kan använda sociala medier?
• Vad gäller när man ska lägga upp bilder?
• Hur ska man förhålla sig till lagar som PUL, offentlighets- och sekretesslagen?
Alla bloggar eller facebooksidor som någon inom kommunen använder i tjänsten står listade på Landskronas hemsida, och alla förvaltningschefer vet vilka tjänstemän som använder sociala medier inom tjänsten.
Kommunikationsavdelningens framtida jobb kring detta går ut på att fortsätta informera om riktlinjerna, och samla in planer från de som vill ha kommunikation via sociala medier. Lite längre fram i tiden finns ytterligare idéer att sjösätta:
– När vi får igång vårt nya intranät kommer vi att starta interna bloggar. Tanken är att receptionisterna eller en förskolepedagog ska berätta om sin arbetsdag, sin verklighet, så att alla som arbetar i Landskrona stad kan få en inblick i deras jobb.






Manual för chefen

Sociala medier har många fördelar. Men det finns också fallgropar. Organisationskonsulten Elisabeth Solin har skrivit en handledningsbok för chefer som tar upp båda aspekterna.
– Det finns många anledningar till att prata om sociala medier på jobbet.

Text: Torbjörn Hallgren


Till viss mån fungerar det att förlita sig på sunt förnuft. Många anställda förstår vad de kan och inte kan skriva på Facebook, Twitter eller i en blogg. Men titt som tätt hör vi talas om folk som blivit avskedade på grund av något som har med sociala medier att göra.
Det var en sådan händelse, en bekant till Elisabet Solin blev uppsagd efter att ha hamnat i en diskussion som urartade på ett internetforum, som väckte Elisabeth Solins nyfiken: Om företaget hade haft en klarare policy, tydliga regler för hur man ska använda social medier, så kanske händelsen hade slutat lyckligare.
– Det är bra att ha något nedskrivet, så som en policy. Och det blir allt viktigare och viktigare eftersom det kommer nya unga människor in i arbetslivet. 98 procent av 19-20-åriga kvinnor är idag redan på Facebook, säger Elisabet Solin.

Det är alltså viktigt, påpekar hon, att vara förberedd, istället för att behöva släcka bränder i efterhand. Hennes engagemang mynnade ut i boken ”Facebook och andra sociala medier – handledning för chefer och arbetsgrupper.”
Vilka tycker du ska ingå i en arbetsgrupp, vid utformning av en policy för sociala medier?
– Utgå från ledningsgruppen, vilka vill engagera sig i frågan? Ofta kan personalchef vara med, och om man har en kommunikationschef så ska den vara med. Sedan kan olika enheter och divisioner med olika verksamheter också ingå.
Elisabeth Solin råder även en liten arbetsplats att tänka på hur sociala medier kan påverka. De kanske inte behöver sätta upp en policy, men kan åtminstone ha ett vanligt möte.
– På ett sådant möte kan de prata om hur till exempel Facebook bör användas, vad som är okej och inte okej att skriva på nätet. Alla kan få tycka till. Det måste alltså inte bli en policy, men kan åtminstone föras ned i minnesanteckningar. En utgångspunkt kan vara att diskutera de exempel som nämns i boken.

Hennes bok tar bland annat upp flera exempel på så väl plumpa som hetlevrade inlägg på Facebook som kan uppfattas som sårande för individer, och till och med illojala mot hela arbetsplatsen.
– Jag tycker samtidigt att det är viktigt att inte bara prata om Facebook som något negativt. Det finns stora möjligheter med det. Använd de anställdas kunskaper om de är mer intresserade av det än du själv är.
Många arbetstagare ser sig som privata och inte anställda när de skriver på Facebook, särskilt när de gör det på sin fritid. Hur ska man som chef föra en diskussion med dem?
– Man bör åtminstone prata om det. Ta upp både yttrandefrihetsaspekten och lojaliteten mot arbetsplatsen: att inte skada organisationen eller varumärket. Skriver du i en blogg så ska det noga framgå om du gör det som privatperson eller anställd, till exempel.
– Jag tycker att man ska vara positivt nyfiken. Alltifrån att tycka till tillsammans till att göra en övergripande policy är bra. Den policyn kan sedan förändras över tid.

Skrivet av Torbjörn Hallgren