Personalstyrkan på Stockholms internationella filmfestival växer kraftigt för tre månaders jobb. Det ställer stora krav på kommunikationen. Festivalchefen Git Scheynius betonar tre huvuddelar: Fysiska möten, tydliga mål och repetition.

Text: Torbjörn Hallgren

En normal introduktion på en arbetsplats brukar vara tre månader. Efter det borde vissa rutiner sitta hos en nyanställd. För Stockholm International Filmfestival motsvarar tre månader varje festivals livstid.

– Den som kommer till oss måste snabbt förstå vad Stockholm Filmfestival är, förstå vem som gör vad, förstå vad det gemensamma syftet är och förstå vad man själv ska göra.

För att nå dit krävs ett enormt informationsarbete, och Git Scheynius poängterar att den korta tiden innebär att mängder av beslut inte kan gå långa vägar upp och ned i ledningshierarkin. Då kan tillfället gå förbi. Därför bygger mycket på delegering av ansvar. Och ju mer inkörd personalen är på sitt ämne desto snabbare kan det gå.

– Samtidigt måste vi hålla i personalen så de inte springer iväg och tar egna beslut som inte är förankrade i organisationen.

Filmfestivalen är årligt återkommande, har funnits sedan 1990 och har hittills presenterat över 3 000 nya filmer. Med en publik på över 130 000 besökare varje år räknas Stockholm filmfestival som en av Nordens största kulturevenemang. Nästa festival sker i november. De 400 personer som utgör den samlade personalstyrkan påfestivalen, de heltidsanställda, de projektanställda och volontärerna – ska se till att allt flyter.

– Rent konkret har vi ett personalmöte en gång i veckan. Vi får så klart inte plats alla 400 på vårt kontor, högst ett femtiotal. Alla 14 heltidsanställda har därför sin grupp.

Volontärer träffas i grupper om tjugo och tjugo för utbildning i till exempel biljetthantering, pressfrågor och industrifrågor.

De riktigt stora mötena håller festivalledningen på biografer, där de kan få in hundratals människor. Till detta kommer ledningsgruppsmöten i mindre grupper, och enskilda möten med varje gruppledare.

– För att det ska bli greppbart arbetar vi med manualer som är väldigt specifika: Arbetsbeskrivning, tidsplan, kontaktlista, målbeskrivning, rapporteringsskyldigheter. Ett dokument att hålla sig till i det kreativa kaoset, säger Git Scheynius.

– Och att döma av den feedback vi får på våra manualer så verkar det som att de fungerar väldigt bra. Vi arbetar med ganska unga människor som kanske har sin första eller andra arbetsplatserfarenhet. De är duktiga på att ta in kunskap men ovana på att ge ut information. Vi jobbar därför mycket med att träna upp återrapportering.

Återrapportering sker via mail eller direktkontakt. Beslut som är tagna eller projekt som är slutförda läggs sedan upp på en digital billboard som de anställda på filmfestivalens kontor har tillgång till.

– Där kan man se hur vi ligger till med olika typer av event. Om vi till exempel har fått klart på en ny lokal, så får de avdelningarna som detta berör djupare information. Samtidigt får övriga veta att lokalen är bokad när de slår på sin digitala billboard, säger Git Scheynius.

Men trots att det går att följa beslut digitalt, så understryker hon att man inte ska underskatta det mänskliga mötet.

– Så digitalisering i all ära, men den kan också hindra, för den bygger på att du verkligen går in och läser och förstår.

Därför hänger mycket på medarbetarna och filmfestivalens mantra: Ett team, ett mål. Förutom informationsutbytegår mötena ut på att man får repetera vem man är, vart man ska och var man är just nu.

– Om och om igen upprepar vi att vi är en kulturorganisation och att vårt mål är att leverera kvalitetsfilm till en bred publik. Personalmötena använder vi mycket föra att tala om just det där: Vilka vi är och vart vi ska. När man får det i kroppen vet de projektanställda lättare vilket beslut de ska ta.

Git Scheynius största och viktigaste erfarenhet med effektiv internkommunikation är att vara repetitiv. Det är framförallt viktigt när man håller möten för en stor mängd personer.

– Har man inte tydliga mål är det svårt att gå åt samma håll. Vi är tydliga. Vi går inte ut med saker externt utan att det är kollat. Men att vara tydlig i teorin är mycket lättare än att vara det i praktiken. Det är väldigt många beslut som ska tas på väldigt kort tid.

FAKTARUTA: Delegering genom interkommunikation

Genom att repetera följande frågor kan filmfestivalens ledning få sina volontärer att hela tiden dra åt samma mål. Då slipper mängder av frågor vandra långa vägar upp och ned i ledningshierarkin - kommunikationen som annars drar ut på tiden.

• Vilka är vi?

• Var är vi just nu?

• Vart ska vi?

Skrivet av Torbjörn Hallgren