I höstas presenterade regeringen en del i en strategi för att få hela Sverige att leva. Sju myndigheter ska helt eller delvis flytta från Stockholm under de närmaste åren. En av dem är Myndigheten för ungdoms- och civilsamhällesfrågor, där Lena Nyberg är generaldirektör. Själv fick hon beskedet bara några veckor tidigare, inkallad till den ansvariga statssekreteraren under sin sista vecka på semestern. Hela myndigheten, i dag runt 80 anställda, ska vara omlokaliserad till Växjö i början av 2019.
Även om beskedet inte kom som en blixt från klar himmel, myndigheten har nämnts i diskussioner om omlokalisering förr, blev det ett hårt slag.
– Jag har respekt för själva grundbeslutet. Jag tillhör de som har stor förståelse för att hela landet ska leva. Men vi har ägnat två år för att få den här myndigheten att bli ännu bättre än vad den var. Vi har byggt upp en organisation som nu skulle börja verka. Och det är inte alls det uppdrag vi har nu. Nu är uppdraget att flytta en myndighet.
På Lena Nybergs bord står ett paket med pappersnäsdukar. De har använts flitigt under de senaste veckorna. För även om Lena Nyberg själv hade önskat sin myndighet ett annat öde kan hon också se spännande utmaningar med flytten. Men bland medarbetarna, som fick besked om omlokaliseringen samma morgon som beslutet blev officiellt, ser hon bara frustration och oro.
– Under hela mitt yrkesverksamma liv har jag aldrig sett lika många ledsna medarbetare som jag har sett de senaste veckorna.
Myndigheten för ungdoms- och civilsamhällesfrågor (förut Ungdomsstyrelsen) är en specialiserad myndighet som arbetar med att ta fram kunskap om sina områden men också ger bidrag till organisationer. Många av medarbetarna har varit arbetsplatsen trogna länge. Andra är nya, bara 2016 tillsattes 20 tjänster av myndighetens 80. Gemensamt för de flesta är att de inte kommer att flytta med till Växjö. Utvärderingar av tidigare myndighetsflyttar har visat att bara runt en procent av arbetsstyrkan följer med till den nya platsen.
– Jag hoppas och tror att vi ska slå det taket. För det är otroligt viktigt för kontinuiteten i verksamheten. Jag har sagt att jag bjuder på champagne om vi är fem som flyttar ner och finns där regelmässigt. För det är ungefär den nivån vi talar om.
Lena Nyberg tycker själv att hon har ett svårt arbete framför sig. Men också ett spännande. För mellan hanteringen av ledsna och besvikna medarbetare har arbetet börjat för att göra flytten så bra som möjligt. Den stora knäckfrågan är kompetensöverföring. Något som kan försvåras om myndigheten inte får några extra pengar för själva flytten. Hade Lena Nyberg fått önska hade hon sett till att en lokal och en ledning funnits på plats för Växjökontoret så snart som möjligt, för att kunna börja rekrytera och arbeta parallellt under en tid. Nu kommer tiden för överlapp mellan de två kontoren troligtvis bli minimal. I stället får de jobba med rekrytering enligt en blixtlåsprincip.
– Vart efter folk slutar hoppas vi på att kunna få in folk från Växjö som har de här kunskaperna. Men det är ju inte lätt. Jag hoppas också att några medarbetare kan tänka sig pendla till Växjö en tid.
Ett av de första stegen blir att upphandla konsulttjänster som kan sköta rekrytering och hitta en lokal i Växjö. Redan i slutet av våren 2018 vill Lena Nyberg att en kanslichef för Växjökontoret och en hr-medarbetare ska vara på plats. Det behövs för att kunna rekrytera en hel myndighet under loppet av ett halvår.
– Vi ska försöka leverera så bra kvalitet som möjligt. Men det kommer bli ett enormt kompetensfall. Många av dem som jobbar här är extremt specialiserade.
Uppsidan, det roliga med flytten, är att få bygga upp en verksamhet från grunden, efter de behov som finns i dag. Kanske ska man satsa på att få in mer juridisk kompetens? Ta tekniken till hjälp och satsa på webbinarier och digitala möten för att överbrygga avståndet mellan Växjö och Stockholm? Kanske bör man rekrytera projektledare som köper in expertkunskap i stället för att själva anställa experterna?
Det som oroar Lena Nyberg mest är allt det arbete som kan klassas som myndighetshandläggning och som är svårare att lösa hur det ska göras. Dels handlar det om programverksamhet inom eu-samarbetet. Dels den utdelning av bidrag till svenska ideella organisationer som myndigheten för ungdoms- och civilsamhällesfrågor ansvarar för. Där är det extra viktigt att den kunskap som finns i organisationen följer med till Växjö. Till exempel genom att så snart som möjligt rekrytera Växjöbor som kan pendla till Stockholm en tid.
– Vi måste kompetensöverföra på ett tydligt sätt. Jag hoppas att vi ska kunna nyrekrytera och få hit personer som lär sig.
I dagsläget kan heller inte ledningen tala om vilka förutsättningar som kommer finnas för de medarbetare som väljer att flytta med. Men det är en av de saker som står högst upp på listan över utmaningar framöver. Lena Nyberg har precis varit på möte i Växjö, med kommunen, länsstyrelsen, universitetet och Arbetsförmedlingen. Hennes mål är att så snart som möjligt kunna berätta för medarbetarna hur praktiska frågor kring flytten kan lösas.
– Hur ser bostadsmarknaden ut? Kan man få en hyresrätt, vad kan man erbjuda medföljande? Vad finns det för arbetsmarknad för dem?
Sammanlagt är det sju myndigheter som flyttar. För att dra nytta av varandras kunskaper har Lena Nyberg bjudit in alla chefer till ett möte. Och hon har redan träffat flera av dem på tu man hand.
– Det är ingen i vår verksamhet som har gjort det här tidigare. Våra samtalspartner på departementet har inte gjort det tidigare. Så det är mycket learning by doing, vi måste pröva oss fram.
Till syvende och sist handlar mycket just nu om att vara närvarande som chef, samtidigt som hon försöker lösa praktiska frågor. Och inte undanhålla någon information.
– Vi i ledningsgruppen har lagt om vår tid så att vi är mycket här och kan vara närvarande och stötta medarbetare. Och jag försöker vara så öppen och transparent som det går med processen. Jag har varit väldigt tydlig med att så långt vi kan, så mycket vi vet, det kommer vi också berätta.
TEXT: JOHANNA KVARNSELL
Läs mer om utlokaliseringen: Sju myndigheter ska flyttas från Stockholm
*Som medlem i Akademikerförbundet SSR kan du läsa hela Chefstidningen på nätet. Logga in ovan och bläddra i PDF:erna.
