Ett mindre intranät som är öppet för samtliga medarbetare. Det är en ny kanal för NCC att nå ut till alla, även de som jobbar ute på byggen och anläggningar.

Text: Åsa Ohlsson

Byggföretaget NCC har totalt 18 000 medarbetare utspridda över flera länder. Av dem är många ute i fält. Vissa har en samlingsplats, som de som arbetar på bygge. Men många, till exempel de som arbetar med vägbeläggning och rör sig över stora sträckor när de reparerar vägar, är inne på ett kontor högst en gång i veckan.

Den viktigaste kanalen för att nå den gruppen är den egna chefen, detta har visats i NCCs egna undersökningar som görs med jämna mellanrum.

– Men det behövs flera parallella kanaler för framgångsrik kommunikation, säger Marie Gumabon, internkommunikationschef för NCC-koncernen.

Egna undersökningar visar att vad tjänstemännen och yrkesarbetarna efterfrågar i kommunikation inte skiljer sig särskilt mycket åt. Trots det skiljer sig hanteringen åt idag mellan grupperna. Det stora intranätet riktar sig främst till tjänstemännen. Men Marie Gumabons vision är ett öppet tillgängligt intranät för alla NCCs medarbetare.

Nyhetsbrev och personaltidningar gör visserligen sitt jobb men behöver kompletteras med en snabbare mobil kanal. Och det finns inget som pekar på att yrkesarbetare skulle använda smartphones i mindre utsträckning än resten av samhället. NCCs intranät kan visserligen genom en ansökan nås av både yrkesarbetare och tjänstemän, men i praktiken fungerar det inte så bra.

– Dels är accessen och inloggningen krånglig. Dels är innehållet inte särskilt anpassat till yrkesarbetare. Om vi ska göra en stor förändring och göra så att alla får tillgång, så måste vi lyfta blicken och anpassa informationen så att den känns relevant för respektive målgrupp, säger hon.

I slutet av september lanserades därför en lightversion av ett intranät för alla. Marie Gumabon beskriver det som en genväg till intranät för alla. Där har NCC dragit ut vissa delar av det stora intranätet och gjort det tillgängligt för alla i en mobilanpassad version, en så kallad responsiv hemsida.

Här finns till exempel nyheter, korta fakta om företaget och uppförandekoden. Den enskilde medarbetaren kan också ställa in vilken typ av information som den vill ta del av. Det är en enklare inloggningsprocess där medarbetarna får sitt inlogg på lönespecifikationen.

Det ska vara relevant information för målgruppen, det vill säga medarbetarna. Om någon extern skulle logga in är det inte hela världen, mobillösningen innehåller inga hemligheter.

– Men samtidigt så kan vi inte kräva att personal använder mobilwebben, skulle vi göra det måste vi se till att alla har samma möjlighet att komma in. Vilket i praktiken skulle kunna betyda erbjuda alla smartphones eller datorer i tjänsten.

En av kanalerna som hittills har nått samtliga medarbetare är NCCs personaltidning som i Sverige kommer ut med åtta nummer per år till samtliga medarbetare. Hälften av numren synkroniseras innehållsmässigt i hela koncernen, men ska ändå ha lokal prägel för respektive land – till exempel genom att en intervju med koncernens VD kompletteras med en intervju med landchefen på samma tema.

Utöver det så arbetar NCC med nyhetsbrev. Där har företaget skapat en mall så att det är enkelt för dem som vill skapa och skicka ut.

– Men för att få tillstånd att skapa nyhetsbrev måste vi godkänna syfte och ändamål. Vi vill också se en utgivningsplan så att det finns ett visst åtagande och inte bara handlar om ett enstaka utskick, säger Marie Gumabon

Det finns idag drygt femtio nyhetsbrev, till exempel regionala nyhetsbrev eller nyhetsbrev som handlar om speciell fråga som inköp. Breven finns också på intranätet och de läggs även ut i pappersform i arbetsbodarna för att nå alla medarbetare och locka till diskussion. Alla nyhetsbrev kan man prenumerera på genom att anmäla sig på Intranätet eller skicka ett meddelande till redaktören.

För akut information, till exempel avtalsinformation, görs extra nyhetsbrev som även det anslås i arbetsbodarna. För alla kanaler och verktyg, inklusive affischer för anslagstavlor finns mallar.

– Man ska inte behöva producera sådana saker lokalt. De ska ha fokus på sin verksamhet och det de vill kommunicera. Vi ska backa upp med det vi kan, säger Marie Gumabon.

//slut text//