Alla vill må bra på sitt jobb. Men hur ska det gå till? Kan du som chef göra saker som får både dig själv och medarbetarna att må bättre? Under en vecka ha tre chefer testat att arbeta annorlunda och att röra sig mer på arbetstid.

Chefstidningens test – Fokus frisk

Under en vecka har tre chefer följt testets åtta punkter och samtidigt noterat och observerat eventuell förändring hos sig själv och sina medarbetare.

1. Kommunicera mera – Lyssna aktivt och ställ öppna frågor till medarbetarbetarna.

2. Fatta beslut – lämna inte dialoger och diskussioner öppna.

3. Var positiv – gör det bästa av varje situation. Hur bemöter du problem?

4. Ge feedback – direkt återkoppling till medarbetarna.

5. Ta dagliga promenaden – minst 20 minuter varje dag.

6. Sitt inte för länge – ta paus från datorn. Enkla axelövningar.

7. Drick varannan vatten – byt varannan kopp kaffe mot vatten.

8. Sprid din vision.

FOLKE:

Införde promenadmöten

När Folke Regen och två kollegor började driva företag för ett par år sedan kunde det dröja dagar innan de såg dagsljus. Fortfarande kan stress ta tid från fysisk aktivitet och uppmärksamhet på hur saker görs och kommuniceras. Folke Regen tvekade inte inför utmaningen att göra Chefstidningens test under en vecka.

Text: Agneta Nordin

Folke Regen leder tillsammans med två kollegor i Stockholm, ett företag som anordnar personlig assistens till människor med funktionsnedsättning. Företaget har omkring 400 anställda.

Han och kollegorna arbetar själva operativt tillsammans med fem tjänstemän på kontoret. Folke Regen valde att inte berätta för någon på kontoret om testet.

– Det var ett medvetet val. Jag ville se om medarbetarna och kollegorna märkte någon skillnad.

Under veckan har Folke testat att röra sig mer. Han bestämde sig för äggklockemetoden, en metod han läst om och länge velat testa. Den går ut på att du ställer en timer. Under 25 minuter arbetar du intensivt och med fokus. När klockan ringer tar du paus.

– Jamen nu har jag kommit på hur gräslig jag blir när jag inte tar paus och inte rör på mig. När jag väl valde att göra annorlunda blev det uppenbart att det finns en anledning till att man verkligen ska pausa.

Folke och hans kollegor har sedan i juni planerat och organiserat flytt. Företaget har bytt lokaler med allt vad det innebär av flyttkartonger och logistik. Mycket fokus har gått åt till det praktiska. I flyttröran var det bra att hålla feedback-möten under testveckan.

– På så sätt kunde alla känna sig delaktiga och veta vad som var på gång. Det har fungerat bra.

För två år sedan när företaget växte och Folke Regen och kollegorna behövde anställa nya medarbetare, blev det nödvändigt att fundera över ledarskapet. Den stora utmaningen var att lämna över till andra, säger han.

– Det gjorde att jag var tvungen att tänka på hur jag delegerar arbete och får med mig medarbetarna mot gemensamma mål. Det är ett ständigt pågående arbete, som jag också funderade på under testveckan.

Kollegorna bestämde sig också för att ha individuella möten med alla medarbetare en gång i månaden för att följa upp mål och visioner.

– Det ger också medarbetarna möjligheter att lufta sina tankar, säger Folke Regen.

Under testveckan har han varit extra uppmärksam på sig själv och medarbetarna. Feedbackmötet innehåller information, rapportering och uppföljning av aktuella frågor.

– Mötet tar ca en timme och jag håller det efter en mall, på så sätt gör jag lika för alla och minimerar risken att glömma något. Jag tycker det känns tryggt och det verkar som att medarbetarna också är med på det.

Att fokusera på att kommunicera, och vara tydlig med vad man säger och hur man gör saker, var också en del av testet.

– Jag vill att alla medarbetare ska vilja samma sak som vi i ledningen. Egentligen har jag inte gjort annorlunda under testveckan, men däremot blivit mer medveten om vad som fungerar.

Tydlighet i beslutsfattandet var ett annat testmoment.

– Jag upptäckte att en medarbetare genomförde en arbetsuppgift på ett annat sätt än ledningen beslutat om. Då var jag tydlig i feedbackmötet och förklarade varför vi hade tagit vårt beslut. Det fungerade bra.

Kaffedrickandet har Folke Regen redan förändrat.

– Jag slutade med slentriandrickandet för ett tag sedan. Nu dricker jag kaffe på morgonen, vatten där emellan och kaffe på eftermiddagen. Det mår jag mycket bättre av.

När alla flyttkartonger är uppackade och de nya lokalerna helt igång, tänker Folke Regen fortsätta de promenadmöten han startat.

– Hålla gående möten tror jag är kanonbra. I rörelse tänker man bra och vi är så få att jag tror det kommer att fungera. Jag ska kommunicera det så att alla är med.

PETRA:

Slutade vela

För HR-chefen Petra Fransson var den stora kicken att fatta beslut snabbare, utan att lämna diskussioner hängande. Det kommer hon att fortsätta med efter testveckan.

Text: Agneta Nordin

Petra Fransson är HR-chef på ett stort handels- och stålservicebolag med huvudkontor i Malmö. I det dagliga arbetet ingår kontakt med de fyra närmaste medarbetarna på avdelningen, men även med medarbetare i hela företaget. Hon har arbetat tio år som HR-chef, hon trivs med sina arbetsuppgifter och inte minst med kontakten med sina medarbetare.

– Vi kommunicerar mycket till vardags men under testveckan har jag tänkt medvetet på att stanna kvar lite längre i varje samtal.

En ganska enkel förändring som Petra Fransson märkt gör skillnad.

– Alla vill bli sedda, när vi blir sedda mår vi bättre och gör också ett bättre jobb. Men det är viktigt att samtala ”lagom” länge så att inte samtalen stjäl tid från annat jobb.

I arbetet med att vara chef på en HR-avdelning ingår att ha en positiv och uppmuntrande attityd, tycker Petra Fransson. Inte minst i tuffa tider av tunga nedskärningar och omorganisationer. Men det betyder inte att chefen ska vara glättig och ta för lättvindigt på beslut som påverkar människors liv. Men det är ett förhållningssätt som Petra tycker att hon alltid har och haft, och hon har inte gjort några större förändringar under testveckan.

– Det är däremot viktigt att balansera mellan att vara positiv och stöttande och samtidigt lojal med ledningens beslut. Det är tankar jag hela tiden har med mig i jobbet.

Vad Petra Fransson däremot testat och infört under veckan är den dagliga promenaden. Hon hade funderat länge på att börja promenera på lunchrasten för att komma ut i ljuset och få luft och energi. Nu har hon kommit igång och märker redan efter en vecka att det gör skillnad. Inte minst för humöret.

– Jag har läst någonstans att det tar ungefär 66 dagar att skapa en ny vana. Så än är det tidigt att säga om den nya promenaden gör någon skillnad och hur väder och vind kommer att påverka motivationen att ta sig ut och promenera.

Men hon har noterat att hennes nya rutin skapat intresse bland medarbetarna. Närmaste kollegan hänger på och hon hoppas fler kommer att göra det.

– Många kollegor har blivit nyfikna på var jag tar vägen. När jag ätit min lunch och berättat att jag ska ut och gå, så har många blivit intresserade.

Kafferutinen är sedan länge förändrad. Petra Fransson dricker enbart kaffe på förmiddagen och vid möten där kaffedrickande också kan fungera som ett socialt kitt. Däremot har hon druckit mycket vatten under veckan och det har skapat ökad rörelse.

Petra Fransson tänker också på att verkligen använda sitt höj- och sänkbara skrivbord och medvetet har hon flyttat ut skrivaren i korridoren.

– Jag märker att jag mår bättre när jag rör mig, så jag har tagit för vana att också gå och prata i telefon.

Men den största aha-upplevelsen under testveckan var att fatta beslut snabbare, att vara tydlig med sina åsikter och inte låta diskussioner hänga kvar för länge, menar Petra Fransson. Det gäller både i stort och smått.

– Jag kom på att jag alldeles för ofta drar ut på beslutsfattandet i akt och mening att alla ska få uttrycka vad de tycker. Det är bra med delaktighet, men ibland blir det dumt och också förvirrande för medarbetarna.

Petra beskriver en stor lättnad både hos sig själv och medarbetarna.

– Min medvetenhet och förändring skapar effektivitet. Det ska jag absolut fortsätta med.

Och frågan om förändringarna gjort någon skillnad?

– Svårt att säga efter en vecka. Men jag kommer att promenera på lunchen och fortsätta fatta beslut snabbare. Kom tillbaka om ett halvår. Det tycker jag skulle vara spännande.

GUNILLA:

Varannan vatten

Stressa av, gå ner i varv och ta tid att reflektera. Det är det svåraste. Och så dricker Gunilla Lewerentz för mycket kaffe. Det har hon insett under testveckan. Men det ska bli ändring på det nu.

Text: Agneta Nordin

Gunilla Lewerentz är enhetschef i stadsområdet Innerstaden i Malmö och ansvarar för kultur- och mötesplatser. Hon har det övergripande ansvaret för utvecklingen av flera kommunala verksamheter som inte är myndighetsutövande, allt från bibliotek till medborgarkontor. Det blir många möten och mycket kaffe varje dag.

– Det är helt galet, men inte förrän jag startade testveckan har jag insett hur mycket kaffe jag dricker. Jag har inte ens kopplat magvärken till kaffet.

Men det ska bli ändring på det. Under veckan upplevde Gunilla stor skillnad på att inte hinka kaffe i tid och otid. Hon var noga med att ta varannan vatten.

– Ja det är ingen förlust direkt. Kaffet på jobbet är inte ens speciellt gott, säger hon och skrattar. Jag kommer verkligen att försöka hålla nere kaffekonsumtionen.

Som offentliganställd chef i en politiskt styrd organisation måste Gunilla alltid ha vision och mål för ögonen. I förlängningen är det medborgarna i kommunen som betalar hennes lön och de politiska målen som ska följas. Det är viktigt att kommunicera till medarbetarna.

– På punkten, att sprida visionen, behövde jag inte tänka om eller annorlunda. Jag pratar ofta om våra mål med mina medarbetare. Sköter vi oss inte riskerar jag jobbet.

Att kommunicera är Gunillas starkaste gren, säger hon. Och hon hyllar gärna den som gjort ett misstag.

– Det betyder att du försökt, att du vågat tänja en gräns. Jag var på studiebesök i Danmark en gång, där delade de ut guldstjärnor till alla som gjort något galet. Jag tänker ofta på det. Jag har hög tillit till mina medarbetare tills motsatsen är bevisad.

Det betyder inte att en medarbetare får upprepa misstag.

– Nej, då tar jag mitt ansvar som chef och kan tydligt kommunicera det också.

Gunilla upplevde också en stor förändring när hon under testveckan fokuserade på att fatta beslut.

– Plötsligt stod det klart för mig hur många gånger jag suttit inför ett beslut och ärendet ältats fram och tillbaka. Det var så befriande att vara beslutsam. Det rekommenderar jag varmt.

Och det handlar om vår syn på makt, tror Gunilla Lewerentz. Det faktum att många av oss gärna söker konsensus och vill ha så många som möjligt delaktiga i ett beslut.

– Det är bara att inse att som chef så har du makt. Det betyder också ansvar, men makten i sig är inte något fult även om många verkar tolka det så.

Förändring tar tid. Det vet de flesta som testat att införa nya rutiner. Och även om Gunilla Lewerentz pratat ofta och mycket om vikten av att röra sig, har hon inte praktiserat det själv förrän nu.

– Jag hann inte promenera alla dagar, men de dagar jag gjorde det, kändes det väldigt bra. Jag fick energi och kunde fokusera bättre efter promenaden.

Promenerandet ska fortsätta även när testveckan är över. Likaså att använde det höj-och sänkbara skrivbordet.

– Jag har hyllat skrivborden men ärligt talat inte använt funktionen. Jag har nog tyckt att det verkar för jobbigt att stå. Nu när jag testat vet jag att det gör gott.

Sammanfattningsvis tycker Gunilla Lewerentz att testveckan var bra och stimulerande. Och även om hon är medveten om att det tar tid att ändra ett beteende, vill hon försöka.

Citat

Plötsligt stod det klart för mig hur många gånger jag suttit inför ett beslut och ärendet ältats fram och tillbaka. Det var så befriande att vara beslutsam.