Om du som chef blir bättre på att förebygga konflikter blir det betydligt färre att hantera.
Emma Pihl är coachen som lär chefer att bli konfliktkompetenta.

Text: Eva Brandsma

Det är lätt att säga och betydligt svårare att göra. Men man får bestämma sig. Som privat person kan du tycka att det är hur obehagligt som helst med konflikter, och du kan ägna dig mycket åt att undvika dem. Livet kanske blir både behagligare och lättare på det sättet – på kort sikt i alla fall. I rollen som chef fungerar det dock dåligt att blunda för konflikter. Det ingår i rollen att både hantera och att förebygga dem.
Enligt Emma Pihl borde vi ägna oss betydligt mindre tid åt att lösa konflikter och betydligt mer tid åt att förebygga. Och i mycket större utsträckning tala om elefanten i rummet – istället för att låtsas att den inte finns där.
– Ta i saker så fort de dyker upp. Det kan storma kort men det går över.

Konfliktkompetens innebär att man inte låter missnöje ligga och pyra och växa till konflikter. Det är också att inse att det förhållningssättet kommer att gynna en själv och personalen och att det kommer att leda till bättre resultat.
Emma Pihl har skrivit flera böcker om personlig utveckling och ledarskap. Hon är coach och föreläser och driver två företag själv. Hon saknade litteratur och verktyg som handlar om att förebygga konflikter, inte att lösa dem, och därför har hon också nyligen skrivit en bok i ämnet Konfliktkompetent ledarskap. I den identifierar hon nio byggstenar som är grunden för att bli konfliktkompetent. (se lista intill).

Det är snarare en attityd än en metod påpekar hon. Och mycket handlar om att förstå sig själv, sina egna beteenden och tankemönster.
Emma Pihl talar om presuppositioner, en term från kommunikologin, som betyder att vi grundar våra sanningar på våra erfarenheter, miljö och uppväxt. Den som inte delar vår uppfattning har ”fel”. Ju mer lika vi är varandra desto mer kan vi lockas att tro att vi delar samma ”sanning”. Ofta har vi fel och ofta tar vi inte heller reda på vilken ”sanning” som ligger bakom ett beteende. Det här är som bekant en vanlig källa till konflikt, både i världen och på arbetsplatsen.
Därför bör man vara mycket tydlig i allt man gör och vill att medarbetarna ska göra – att tala om varför det är viktigt och vad det leder till.
– Det blir ännu viktigare när man har med yngre medarbetare att göra. De accepterar inte en order utan att förstå varför.

Att lyssna utan att värdera mer än att prata själv är ett av dessa knep som är enklare i teorin än i praktiken. Men det är ett av de mer effektiva sätt som finns att både förebygga och lösa konflikter.
Emma Pihl lär sig själv av de chefer hon coachar. Till exempel att ta sig tid för att leda, vilket hon menar att få chefer anser att de hinner med.
– Alla är lagledare, väldigt få är förbundskaptener. Även cheferna har fullt upp att spela fotboll.
Många chefer har en arbetssituation där dagarna fylls dels med möten och dels att de ständigt blir avbrutna. Först när de kommer hem har de tid att sätta sig ner och jobba.
– Jag avsätter tid en till två gånger i veckan där jag finns tillgänglig att bolla idéer, stämma av och svara på frågor. Det för med sig att jag inte blir störd hela tiden, att medarbetarna blir mer självständiga övrig tid och att om det inte är akut tar vi den aktuella frågan på den avsatta tiden.

En chef kan vara hur tydlig som helst verbalt men ändå få svårt att nå fram med sitt budskap. Hur många känner inte igen sig i den inre konflikt det innebär att till exempel vara klämd mellan direktiv uppifrån och medarbetarnas krav och behov? Gör upp med de inre konflikterna, säger Emma Pihl. Hitta förhållningssätt och försök vara tydlig med din egen kluvenhet.
– Man avslöjar sig ändå med små ticsord eller kroppsspråk om man inte tror på en idé. Och då får man inte andra med sig heller.

Tydlighet och struktur, snarare än innehåll och detaljer, är genomgående ingredienser i konfliktkompetens. Det gäller både arbetsfördelning och i mötesordning. En källa till missnöje på arbetsplatsen är att medarbetarna går in på varandras områden.
– Lämna då över till medarbetarna själva att göra en arbetsfördelning och komma tillbaka till dig. Då behöver du som chef inte komma in och styra, lägg ansvaret på dem som ska utföra uppdraget. Det spar din tid och de tar ett gemensamt ansvar, vilket också förebygger konflikter.

Möten som drar ut på tiden, som blir sönderpratade och som handlar om fel saker är allt för vanligt.
– Ta regelbundet möten om möten. Inta ett helikopterperspektiv och fundera över om vi pratar om rätt saker. Bli mötespolis och bryt när deltagarna inte håller sig till ämnet.

Man kan bestämma sig, enligt Emma Pihl, för att bygga en konfliktkompetent arbetsplats. Då krävs det en gemensam förståelse vad vinsten är och vad det innebär för just den här arbetsplatsen.
Ta ett steg i taget är Emmas råd. Börja till exempel med att stämma av mötesstrukturen.
Lyckas ni som arbetsplats betyder inte det här att det aldrig mer uppstår dispyter eller starka känslor.
– Men det kan leda till att man har ett sätt att hantera det, att man lyfter irritationen direkt utan att vara rädd för vad som ska hända. Att ändra allt går inte, men missnöje går ofta över om man blir lyssnad på.





Nio byggstenar för ett

konfliktförebyggande ledarskap:

1. Syna och offentliggör dina och andras uppfattningar
2. Var tydlig med dina intentioner och kommunicera dem
3. Klargör roller och uppgifter
4. Ge och ta sorterad återkoppling
5. Locka fram teamets gemensamma talanger
6. Ta regelbundet ett helikopterperspektiv
7. Öva dig på att hantera konflikter mellan andra
8. Uppmuntra och stimulera medarbetarnas kreativitet
9. Inför dagliga rutiner vid till exempel möten