Kyrkoherde i Finspångs församling, Svenska Kyrkan.
Leder en organisation med ca 60 anställda genom fem underställda chefer.
Vi arbetar med Kyrkogårdar, fastigheter, och verksamhet för människor i alla olika åldrar.
CHEFSDAGBOKEN}
Här ber vi en chef föra dagbok över en arbetsvecka. Personen skriver om motgångar och glädjeämnen öppet eller anonymt. Chefen får sedan feedback av en ledarskapskonsult på saker att förändra, reflektera kring eller vara extra nöjd med.
Måndag
Struktur
Jag har alltmer insett att jag behöver arbeta med en tydlig struktur, för att hitta effektivitet i arbetsdagarna. I mitt fall innebär det att jag försöker strukturerar mina dagar efter ett visst mönster som återkommer varje dag, ibland behöver de olika blocken byta plats med varandra och ibland rubbas naturligtvis strukturen helt. Jag lägger in olika block i min kalender som jag namnger och ger innehåll. I dag följde jag den tänka strukturen helt och hållet. Den tänka strukturer ser ut så här: När jag kommer på morgonen, ligger det ett pass som jag kallar för att ”Landa”. Då går jag runt och pratar med de medarbetar som är på plats. Jag startar upp min dator, och plockar ordning på skrivbordet. Efter det följer ett pass som jag kallar ”Uppföljning av möten”. Efter det blir det lite förmiddagskaffe, sen fortsätter dagen fram till lunch med det jag kallar ”Fokuserad tid”. Då arbetar jag med olika uppgifter som just nu behöver mitt fokus. Därefter tar jag lunch. Efter lunchen har jag ett pass med mejlen, sedan är eftermiddagen avsatt för ”Möten” och sedan kollar jag mejlen ännu en innan jag går hem.
Tisdag
Många möten
I min roll är det viktigt att knyta kontakt med det omgivande samhället, både med civilsamhället och näringslivet. Vi har nämligen som ett övergripande mål att genom vår verksamhet bidra till det goda livet för de människor som bor och visats i Finspångs kommun, vars gränser också sammanfaller med Finspångs församlingens gränser. I dag var jag därför på nätverkslunch med ett nätverk som heter Tillväxt Finspång som samlar kommunen, näringslivet och civilsamhället.
Dagen avslutades sedan med ett sk kyrkorådsmöte. Kyrkorådet är församlingens styrelse, i vilken jag också ingår. Den fungerar som vilken bolagsstyrelse som helst med samman ansvarsuppgifter. Från denna styrelse har jag min delegation att leda all verksamhet. Precis som en VD i vilket företag som helst. Denna kväll var det årsredovisningen som låg på bordet.
"Vi har precis avslutat en ett år lång grupputvecklingsutbildning, med målet att bli en högeffektiv ledningsgrupp."
Onsdag
Ledningsgrupp
I dag hade ledningsgruppen avsatt hela dagen för att arbeta med verksamhetsplanen för 2024. Vi har precis avslutat bokslutsarbetet för 2022, men har samtidigt sedan en ganska långtid arbetat med budgeten för 2024. Så i dag var det dags att dra upp linjerna förverksamhetsplanen 2024. Jag har en fantastiskt fin ledningsgrupp. Vi har precis avslutat en ett år lång grupputvecklingsutbildning, med målet att bli en högeffektiv ledningsgrupp. Att denna utbildningsinsats verkligen gett önskat resultat var dagens ledningsgruppsmöte ett kvitto på. Kreativiteten flödade, men det var fokus och resultatinriktat arbete. Alla bidrog med fantastiska input. Vi vågar ifrågasätta och skruva på varandras idéer och tankar och vi kommer framåt och når resultat. Jag skulle rekommendera alla ledningsgrupper att gå en liknade utbildning.
Som chef behöver du ju inte kunna allt, men du behöver omge dig med människor som kan och som kan mer än du på olika områden.
Torsdag
Kontraktsskrivning
Vi har många olika typer av fastigheter, en del av den kulturhistoriskt intressanta. När vi arbetar med våra kulturhistoriskt intressanta byggnader är det många hänsyn som skall tas och det är viktigt att de arbeten som utförs på dessa fastigheter sker med rätt metoder. I dag skrev vi kontrakt på en målerientreprenad för en sådan fastighet. Allt detta har föregåtts av en noggrann upphandling, där många experter varit inblandade. Som tur är har jag en väldigt proffsig fastighetschef vid min sida i dessa frågor. Som chef behöver du ju inte kunna allt, men du behöver omge dig med människor som kan och som kan mer än du på olika områden. Så har jag tänkt när jag rekryterat mina chefer och så tänker vi när vi rekryterar personal i allmänhet.
Fredag
Coaching på beteende
Vi försöker aktivt arbeta med coachning på beteende hos oss sen en tid tillbaka. Primärt gör vi det för att stärka positiva beteenden och orsaken till det är att vi vill försöka utveckla våra medarbetare till att bli sitt bästa jag.
Ibland behöver man dock som chef också coacha på negativa beteenden. I dag var det en sådan dag. Det handlar för mig då främst om att få den person som man coachar på ett negativt beteende att få insikt om att det är ett negativt beteende och att det också påverkar omgivningen på ett negativt sätt. Kort och gott det handlar om att försöka skapa insikt. Ofta kräver detta flera samtal, det är så lätt att tänka nu har vi pratat om detta så nu släpper vi det och går vidare. Erfarenheten har dock lärt mig vikten av uppföljning. För att man skall ha framgång när man gör detta är det oerhört viktigt, tror jag, man förbereder sig väl. Vad är syftet med samtalet, vilka frågor skall jag ställa för att försöka skapa insikt och hur ska vi gå vidare etc.
Feedback från experten
STEFAN TENGBLAD
Professor i HRM på Centrum för Global HRM vid Göteborgs universitet. Forskar om ledarskap och medarbetarskap
i olika arbetslivssektorer.
Att ni har börjat med coaching känns som rätt väg att gå.
Tack för en intressant och inspirerande dagbok. Det är spännande att resultat- och effektivitetstänkande även förekommer i en sådan anrik organisation som Svenska kyrkan. Att nå goda prestationer handlar inte om att skapa ökad stress, även om det finns risk att detta blir fallet av effektivitetssträvanden som inte hanteras på rätt sätt. Det handlar i stället om att skapa goda förutsättningar för hög effektivitet, till exempel genom engagemang, goda arbetsrutiner och färre störmoment i arbetet. Genom studier av högpresterande idrottsklubbar har vi sett att framgång handlar om att skapa en arbetsgemenskap med tydliga roller och arbetsrutiner, samt sträva efter att bli bättre och skapa förutsättningar för fokus och flyt i arbetet. När man vet vad som skall göras och på vilket sätt, går det att nå resultat utan stress.
På senare år har visande av tillit och en ökning medarbetarnas frihet setts som en väg till framgångsrika organisationer. Men tillit är ingen styrform, och minskad kontroll kan leda till oönskade effekter, rent av till ökat fusk och maskande. Genom att fokusera på att skapa tillförlitlighet i stället, och detta genom att skapa en verksamhet som är pålitlig och värd att lita på, går det nå betydligt bättre resultat. Att ni har börjat med coaching känns som rätt väg att gå. Vi behöver alla få tydlig feedback om vi skall veta vad vi behöver förbättra och på vilket sätt vi kan nå en sådan förbättring.
Stort lycka till i arbetet att utveckla er verksamhet ytterligare och till er andra chefer som har viljan och modet att vara med och utveckla det svenska arbetslivet. Ni behövs verkligen!
