Olivia Öhrström, HR-ansvarig på Bostadsstiftelsen Signalisten i Solna.
Foto: privat
GÖR: HR-ansvarig på Bostadsstiftelsen Signalisten i Solna.
ERFARENHET: Arbetsledare på HR-funktionen.
UTBILDNING: Beteendevetenskap i Lund. Har tidigare arbetat inom studentkåren, restaurang och service.
Chefsdagboken}
Här ber vi en chef föra dagbok över en arbetsvecka. Personen skriver om motgångar och glädjeämnen öppet eller anonymt. Chefen får sedan feedback av en ledarskapskonsult på saker att förändra, reflektera kring eller vara extra nöjd med.
Måndag
WIN-WIN MED PRAKTIKANTER
Vilken start på veckan! Måndagen börjar med ett besök hos en klass löneekonomer, där jag föreläser om vad en HR-avdelning arbetar med och hur HR fungerar i praktiken. Det känns riktigt lyxigt att få träffa studenterna på plats i klassrummet, de fysiska mötena har jag verkligen saknat under pandemin! Under föreläsningen passar jag även på att försöka skapa ett intresse för att söka LIA-praktik hos oss i vår. Att ta in praktikanter är något alla organisationer borde göra, det är lärorikt både för studenten och handledaren. Som handledare får man bidra med praktisk erfarenhet och i utbyte kommer studenterna in med nya idéer och perspektiv, en win-win.
Tisdag
VECKOAVSTÄMNING MED TEAMET
Tisdagsmorgon betyder veckoavstämning med HR-teamet. Vi ses online och får en chans att stämma av hur alla mår, arbetsuppgifter och reda ut frågor som har kommit upp under veckan. Vi arbetar med en digital anteckningsbok där alla har sin egen flik med arbetsuppgifter och där man på ett enkelt sätt kan följa vad kollegorna arbetar med just nu. Det är ett viktigt verktyg i vårt dagliga arbete, det underlättar och ger oss trygghet i att det enkelt går att ta över uppgifter om en kollega skulle vara sjuk eller ledig.
Jag upplever oftast de digitala möten som mer effektiva men man saknar vardagssnacket och för mig är det viktigt att vi också har roligt.
Onsdag
HÄLSA ÄR EN STRATEGISK FRÅGA
Dagen börjar med en friskvårdstimme, vilket för mig betyder löptur. För mig är träningen viktig för att jag ska lyckas hålla en bra balans, och att kunna göra det på arbetstid är fantastiskt. Hälsa på arbetsplatsen är en viktig och strategisk fråga, där vi som HR kan påverka hur medarbetarna mår och att de är hållbara i längden. Mitt team är ansvariga för organisationens hälsogrupp, en grupp som ansvarar för att anordna både sociala och fysiska event för att inspirera medarbetarna inom hälsoområdet. Under hösten planeras både träningspass och julkransbindning, så roligt!
HR-funktionen hos oss ingår i en större avdelning med ett flertal specialistfunktioner såsom it, upphandling, hållbarhet, kvalitet och arkiv. Dagen avslutades med ett avdelningsmöte tillsammans med det härliga gänget, där en del satt på kontoret och del anslöt via länk. Vi har kommit långt med de digitala mötena under pandemin, men det finns fortfarande utmaningar i att få till ett bra hybridmöte. Jag upplever oftast de digitala möten som mer effektiva men man saknar vardagssnacket och för mig är det viktigt att vi också har roligt. Jag och min kollega hade därför förberett ett digitalt quiz. Roligt att få avsluta dagen med skratt och goa kollegor!
Arbetsdagen börjar med friskvårdstimme - en löptur.
Foto: Getty Images
Torsdag
WALK AND TALK MED CHEFEN
En stor del av torsdagen går åt till planering för kommande rekryteringar. Just nu är det mycket rekrytering på agendan och vi märker av att det rör på sig i personalstyrkan efter pandemin. Under en kortare period kommer vi få hjälp av en rekryteringskonsult, så en introduktionsplanering påbörjas för att konsulten på ett snabbt sätt ska introduceras till vår kompetensbaserade rekryteringsprocess. Vår digitala pre- och onboarding skickas ut till henne.
Eftermiddagen bjuder på ett avstämningsmöte tillsammans med min chef i form av en walk-and-talk. Det är härligt att kunna njuta av frisk luft och dagsljus samtidigt som man bollar viktiga ämnen. För att göra det lättare att ta steget till ett walk-and-talk-möte så lanserade hälsogruppen precis en ny funktion i mailkalendern. Nu kan man, i stället för att boka ett rum, välja att boka walk-and-talk (15, 30 eller 60 min). Efter bokning får man tillbaka en karta med en lagom promenadrunda i mötesbekräftelsen. Att röra på sig ska vara enkelt och på detta sätt behöver jag inte ens fundera på vilken runda vi ska gå.
Fredag
BUDGET OCH E-LEARNING
En fullspäckad vecka går mot sitt slut och avslutas med budgetarbete inför nästa år. Det är spännande att försöka titta in i spåkulan och fundera kring vilka nya utmaningar och aktiviteter som kommer framöver och som vi behöver fokusera på.
Innan lunch hinner jag även med en avstämning med våra HR-praktikanter som arbetar med att ta fram en e-learning om aktiva åtgärder. Roligt att få se deras idéer och diskutera hur vi tillsammans kan få ett stort, viktigt och komplext ämne att bli spännande och enkelt att förstå.
Innan jag tar helg så försöker jag alltid få till en stund för reflektion, där jag snabbt funderar på vad som hänt under veckan och vad kommande vecka har att bjuda på.
Feedback från experten
Stefan Tengblad
Professor i HRM på Centrum för Global HRM vid Göteborgs universitet. Forskar om ledarskap och medarbetarskap
i olika arbetslivssektorer.
Malin Tengblad
Hur vi mår är avgörande för den kvalitet vi levererar och med god fysisk och mental status kan vi komma till vår rätt på bästa sätt.
Tack för en inspirerande dagbok som visar på att rollen som chef kan vara variationsrik utan att vara utmattande. Forskning om chefers arbete och arbete inom HR-funktionen lyfter ofta fram att arbetet kan innebära många avbrott och så kallade brandkårsutryckningar, det vill säga akuta problem som kräver omprioriteringar. Framtidsfrågor får inte sällan stryka på foten och arbetsbelastningen kan vara så hög att det går ut över det egna välbefinnandet.
I din dagbok märks det att du har utrymme att arbeta med organisationsutveckling och att din HR-enhet utgör ett aktivt stöd i denna utveckling. Det är också positivt att du har skapat rutiner för reflektion kring hur veckan har varit och vad som behöver göras härnäst.
En annan källa till inspiration är hur mycket ni använder er av digitala verktyg för introduktion, utbildning och administration. Digitala plattformar ersätter inte behovet av mänsklig interaktion men de kan frigöra tid och resurser så att det finns utrymme för mänskliga möten. Rutinarbete kan med fördel överlåtas till datorerna om det är möjligt för att skapa utrymme för det mänskliga och unika.
En tredje källa till inspiration är hur hälsoaktiviteter integreras i arbetet. Hur vi mår är avgörande för den kvalitet vi levererar och med god fysisk och mental status kan vi komma till vår rätt på bästa sätt. Att fokusera på och stödja välbefinnande är helt enkelt en avgörande framgångsfaktor.
Jag önskar dig all lycka med ditt fortsatta arbete i bostadsstiftelsen Signalisten.
