CHEFSDAGBOKEN}
Här ber vi en chef föra dagbok över en arbetsvecka. Personen skriver om motgångar och glädjeämnen öppet eller anonymt. Chefen får sedan feedback av en ledarskapskonsult på saker att förändra, reflektera kring eller vara extra nöjd med.
Måndag
Walk&talk i parken
Jag cyklar alltid till jobbet, det ger bra tid för reflektion. På måndagar börjar vi alltid med ett kort check-in-möte, vad gör alla denna vecka, något som alla behöver veta, någon som behöver stöd? Idag gör vi det som en ”walk&talk” i parken. Förra veckan slutade en vikarierande medarbetare som var omtyckt i teamet, jag tänker därför att jag ska hålla lite extra koll på energi och sammanhållning i gruppen den närmaste tiden. Dagen är relativt mötesfri och jag planerar att börja skriva utkast till vår hållbarhetsredovisning under eftermiddagen, så blir det inte alls. I stället ägnar jag mig åt en brandkårsuttryckning inför ett kommande styrelsemöte.
Tisdag
Kämpar med motivationen
På tisdagar har vi alltid stormöte med korta check-in från alla avdelningar om vad som pågår. Informativt fyller det en viss funktion men kanske mest symboliskt, vi samlas och alla får någon minut i rampljuset, det ger känslan av att vi är ett team och att vi jobbar tillsamman. Tisdagen är mötestung, jag deltar i möten som handlar om allt från reservkraft till att formulera en färdplan för en hållbar apoteksbransch. Det ger så mycket kraft och energi att samarbete med andra apoteksbolag och det är nödvändigt när det kommer till hållbarhetsfrågor. Jag gläds över mina duktiga hållbarhetskollegor och deras driv.
Just nu kämpar jag lite med min motivation på jobbet. Vi är inne i en intensiv tillväxtfas och det går väldigt bra för bolaget, vilket är roligt men det betyder att det finns lite tid till avstämningar och samtal med min chef (vår vd). Jag behöver återkoppling regelbundet för min motivations skull så jag sträcker ut handen till vår COO. Vi enas om att hen och jag kan ha regelbundna avstämningar tills vidare, denna dag har vi bokat ett samtal och det känns jättebra, vi diskuterar aktiviteter och mål och jag får möjlighet att korrigera vägen framåt. Återkoppling är grejen.
Det är oslagbart att jobba på ”golvet”, dels för alla möten med medarbetare som jag normalt inte träffar, dels för att det ökar förståelsen för verksamheten.
Onsdag
Rycker in på ”golvet”
Apotea fyller 12 år och det firar vi med stor rea i två dagar för alla våra kunder. Reor kräver väldigt mycket förberedelse i organisationen och vi har förberett oss i månader. När rean startar har vi som mål att alla medarbetare ska stötta personalen i logistiken, vi jobbar alltså någon dag eller två i logistiken eller assisterar våra farmaceuter. Onsdagen är min dag att åka till Morgongåva där vårt logistikcenter ligger. Det är oslagbart att jobba på ”golvet”, dels för alla möten med medarbetare som jag normalt inte träffar, dels för att det ökar förståelsen för verksamheten. Avståndet mellan linjen och högsta chefsledet krymper till nästan ingenting, det är viktigt för oss. Jag upptäcker också nya saker som kan förbättras och lär mig alltid något nytt. Dagen går snabbt och jag är full av beundran över mina kollegor som gör detta rätt fysiskt krävande jobb varje dag.
Torsdag
Vem äger den här frågan?
Kort avstämning med vd om en strategisk fråga. Sedan uppföljning av emballageförbrukning, kostnader och miljöpåverkan med vår CFO. Det är en fråga som hamnat mellan stolar hos oss, den följs upp men det finns inte någon som ”äger” frågan. Jag reflekterar ofta över de organisatoriska mellanrummen som forskaren Mats Tyrstrup beskrivit så bra, det är luckor som uppstår mellan instanser när det är oklart vems ansvaret är. Att gå in i de ”organisatoriska mellanrummen” kräver ofta tid och kraft men brukar löna sig i form av ökad effektivitet och nya lösningar. Vi enas om att vi ska forma en liten arbetsgrupp som ska hitta en väg framåt för denna fråga. Efter ytterligare två möten, ett konstruktivt sådant med HR och ett om apoteksbranschens gemensamma färdplan, så har jag och en chefskollega en halvtimmes check-in. Vi har bestämt oss för att ha regelbundna samtal och coacha varandra. Halvtimmen flyger iväg. Jag tänker att det är så viktigt att bygga de strukturer man behöver för reflektion och utveckling.
Fredag
Alla skriver vecko-logg
På fredagar skriver alla mina medarbetare en kort logg över veckan som gått – vad har de gjort, hur har veckan känts, något de lärt sig eller vill utveckla och hur har arbetsbelastningen sett ut? Veckorapporterna är ett jättebra verktyg för att snabbt stämma av och ta tempen. Loggarna speglar medarbetarnas personligheter, de är alltid intressanta att läsa och saker kommer alltid fram som jag inte visste. Jag brukar försöka återkoppla på allas, om så bara med ett tack för veckan. Jag ägnar också tid åt att läsa en ansökan till ett forskningsprojekt vi vill medverka i om fossilfria transporter, och stämmer av med min kollega som är fraktansvarig. Det händer så mycket inom e-handel och finns så mycket förbättringspotential som vi gärna är med och driver, så kul! Avslutar veckan med att skriva veckorapport till min chef. Det är som vanligt högt och lågt, det är verkligen en sak jag tycker om med mitt jobb, en god blandning av enklare operativa frågor till stora svåra strategiska frågor och att få ha lyxen att jobba med så drivna, kompetenta och samarbetsvilliga medarbetare och kollegor.
Aaron Kroon är vd och grundare för Black Batman, ett företag som hjälper ledare och företag att koppla mångfald och inkludering till lönsamhet och affärsnytta. Aktuell med boken ”All inclusive. Nycklarna till ett inkluderande ledarskap.”
Margareta Bloom Sandebäck
Att ha modet att erkänna sina utmaningar är något som inspirerar mig.
Det första jag slås av när jag läser din dagbok är balansen. Det känns som att du har fångat den essens av ledarskap som jag värderar mest, förmågan att växla mellan nyfiket lyssnande och resultatinriktat beslutsfattande. Jag tror att det är en avgörande nyckel för ett framgångsrikt och inkluderande ledarskap.
Att ha modet att erkänna sina utmaningar är något som inspirerar mig. Vi alla kämpar, även om vi ibland har svårt att sätta ord på det. Ditt sätt att få stöd från er COO är ett fantastiskt exempel på hur viktigt det är att kommunicera öppet om sina behov. Jag känner igen mig i den känslan av att ibland behöva sträcka ut handen för att få den vägledning som gör att man kan fortsätta framåt. Det är i dessa stunder som jag också tänker på värdet av externt mentorskap. Att ha en mentor utanför sin egen organisation har varit ovärderligt för min egen utveckling och skulle kunna vara ett värdefullt verktyg för dig att komplettera med framöver.
Jag tycker att idén med veckologgar är lika enkel som fantastisk. Det är ett utmärkt sätt att ”ta pulsen” på din del av organisationen och få värdefulla insikter på ett öppet och otvunget sätt. Även om du säkert redan tänker på det vill jag skicka med ett “att tänka på”: Insamlingen av dessa insikter medför också en förväntan på oss som chefer. Så snart vi ber våra medarbetare att dela med sig av sina tankar, uppstår ett motkrav att agera på det som kommer till oss. Det vi vill undvika, och som kan ge motsatt effekt än den vi önskar, är om vi samlar in medarbetares tankar men efteråt varken har tid eller mandat att agera på den feedback som kommer. Detta kan vara extra viktigt att tänka på om tiden redan känns som en bristvara i vardagen.
Tusen tack, Erika, för ditt inkluderande och modiga ledarskap. Du visar på ett tydligt sätt att framgång bygger på team som blir hörda, sedda och ges mandat att bidra till ett bolags utveckling.
