I aktivitetsbaserade kontor saknas ofta fasta och tysta arbetsplatser, vilket gör det svårt att hantera känsliga samtal som feedback eller personalärenden.
Aktivitetsbaserade kontor där medarbetare och chefer inte har fasta arbetsplatser, utan väljer plats efter arbetsuppgift, är tänkta att skapa flexibilitet och främja samarbete. Men för många chefer har förändringen fått motsatt effekt.
En ny studie från Umeå universitet och Institutet för stressmedicin vid Västra Götalandsregionen visar att kontorsformen förändrar chefsrollen. För många chefer innebär det ökad stress, sämre överblick och större svårigheter i det dagliga ledarskapet, något som i förlängningen riskerar att påverka både deras produktivitet, hälsa och organisationens mål.
Studien bygger på intervjuer med 33 chefer i två offentliga organisationer som infört aktivitetsbaserade flexkontor. Intervjuerna genomfördes 12–18 månader efter förändringen, för att fånga hur den nya arbetsmiljön påverkat chefsrollen över tid.
Aktivitetsbaserade kontor lovar flexibilitet, men utan rätt stöd riskerar chefer att gå på knäna.
Anita Pettersson-Strömbäck
Resultaten visar att även om kommunikation och samarbete i vissa fall kan stärkas, hamnar dessa fördelar ofta i skuggan av nya hinder i vardagen. En av de största utmaningarna handlar om bristen på avskildhet. I aktivitetsbaserade kontor saknas ofta fasta och tysta arbetsplatser, vilket gör det svårt att hantera känsliga samtal som feedback eller personalärenden.
Även korta samtal kräver att chefen letar efter ett ledigt rum, något som kan väcka frågor och nyfikenhet bland kollegor. Samtalen upplevs därför som mer laddade, vilket i sin tur försvårar hanteringen av känsliga frågor och skapar en pressande och osäker arbetssituation för cheferna.
De praktiska och administrativa svårigheter som chefer upplever gör att de hamnar i ett dilemma. De förväntas försvara organisationens beslut om kontorsformen, men ska också leva upp till sitt ansvar för arbetsmiljön.
Att samtliga 33 chefer i studien beskriver liknande erfarenheter tyder enligt forskarna på strukturella problem.
– Aktivitetsbaserade kontor lovar flexibilitet, men utan rätt stöd riskerar chefer att gå på knäna, säger en av forskarna bakom studien, Anita Pettersson-Strömbäck, i ett pressmeddelande.
