Sophie Pagard, doktor i arbetshälsovetenskap vid Högskolan i Gävle .
Foto: Simon Forsmark Hig / Getty Images
Flexibelt arbete, att jobba på distans och på kontor växelvis, har blivit standard på många arbetsplatser. För många, både chefer och medarbetare, är det svårt att hålla isär jobb och privatliv.
En ny studie visar att det med enkla medel går att få kontroll på läget.
– ”Det gränslösa arbetet” är en av anledningarna till att vi gjort den här forskningsstudien, säger Sophie Pagard, doktor i arbetshälsovetenskap vid Högskolan i Gävle och en av artikelförfattarna.
Skillnaderna mellan olika yrkesgrupper är stora, men enligt en undersökning från Statistiska centralbyrån, SCB, jobbade 15 procent av svenskarna hemifrån minst hälften av dagarna i mars 2023. Trots att flexibelt arbete är vanligt saknas fortfarande vetenskapligt belagd kunskap om hur arbetssättet bäst bör struktureras för att de anställda ska må bra och för att produktiviteten ska bibehållas eller öka.
LÄS OCKSÅ: Därför måste distanschefen vara ett ess på internkommunikation
För att en kombination av arbete hemifrån och på kontor ska fungera bra krävs en tydlig strategi både för individen och även för hela gruppen.
– Även om man tar ansvar för sitt eget sätt att arbeta, är det svårt bibehålla bra rutiner och strategier om gruppen som helhet jobbar på andra sätt. Som individ är man beroende av att det finns ett helhetstänk. Annars kan det bli tungrott.
Det pratas om vikten av att planera ”smart” - men hur gör man det då?
Sophie Pagard
På övergripande organisationsnivå
Skapa ett övergripande ramverk eller en gemensam policy som gäller alla, i den mån det är möjligt beroende på arbetsuppgifter.
På avdelningsnivå/arbetsgruppsnivå
Skapa en gemensam handlingsplan där förväntningar på de anställda framgår.
Tydlighet vad gäller hemvist. Vilka som är på plats måste vara synligt för alla, exempelvis genom ett schema som alla kan komma åt. Bör vara en del av handlingsplanen.
Hur snabbt behöver medarbetarna svarar varandra på e-post och chatt-meddelanden? Vissa saker går att lösa snabbt eller kan vara akuta, de går att svara direkt på. Men att svara på allt direkt kan skapa onödiga avbrott som stör koncentrationen.
Vad gäller utanför den normala arbetstiden? Sätt upp regler för när man behöver svara på mobil, e-post eller chat även här.
Tydlighet med att det är ok att gå hem tidigare om arbetstiden är flexibel är viktigt. Om det tillämpas flextid på arbetsplatsen måste kulturen också tillåta att medarbetarna arbetar olika tider på kontoret och på distans.
Avdelnings- eller arbetsgruppscheferna behöver se över arbetsplanen löpande över tid för att de anställda ska upprätthålla de rutiner gruppen kommit överens om.
På individnivå
Planera in mailtid. E-post och chatmeddelanden som inte är akuta kan skötas en specifik tid varje dag. Det minskar avbrott och ökar möjligheterna för individen att fokusera på en arbetsuppgift i taget.
Ta bort notiser för e-post och för chatmeddelanden om det är möjligt.
Planera in lunch och raster, och lägg in i kalendern så att även kollegorna kan se det. Blocka tiderna i det program som används (exempelvis Outlook).
Lägg även in tid för reflektion, eventuellt i slutet av arbetsdagarna, i det personliga schemat. Använd tiden för att skapa en prioriteringslista för nästa dag.
Lägg in planeringstid på fredagar för att skapa en bild av kommande vecka. Gör en prioriteringsordning för mer tidskrävande uppgifter.
Den här studien är en av de första som tittar på konkreta arbetsstrategier, både på individ- och gruppnivå.
Syftet med strategierna är att skapa kontroll så man kan släppa tankar på jobbet när man är ledig.
Två grupper jämfördes i studien, en grupp som implementerade ”förbättrande” strategier, och en som arbetade som vanligt. Den grupp där interventioner gjordes, upplevde sig ha bättre kontroll och mer fokus.
Som arbetsgivare behöver man jobba fram regler och en kultur där förväntningarna är tydliga. Vill man som chef värna sina medarbetare, måste man ge dem utbildning i hur man konkret hanterar flexibelt arbete, anser Sophie Pagard.
– Det pratas om vikten av att planera ”smart” – men hur gör man det då?
Det handlar till stor del om att gå in i de olika områdena och beskriva tydligt och klart hur dessa arbetsuppgifter ska skötas.
– En sorts standardisering helt enkelt, säger Sophie Pagard.
Ett exempel är att skapa en gemensam arbetsplan med förhållningsregler kring mejlhantering.
– Man behöver sätta rutiner, göra scheman och Inte tumma på det man bestämt.
Det låter svårt att hitta en samordning på en så detaljerad nivå?
– Det finns absolut svårigheter med det, ett hinder kan vara teknikmognadsgraden i en organisation. Nya digitala verktyg kan behöva användas och så klarar inte alla att till sig verktygen. Det kan också finnas en motvilja när det gäller styrning, men samtidigt visar studien att det ökar möjligheterna till att arbeta fokuserat, vilket skapar välmående, säger Sophie Pagard.
Studien utgick från en utbildning med syfte att utforma individuella metoder och en workshop som gick ut på att utforma en gemensam strategi inom arbetsgrupper. Drygt 200 personer deltog i studien, där en arbetsgrupp införde de nya metoderna och en kontrollgrupp fortsatte arbeta som tidigare.
