"När en kickoff misslyckas beror det nästan alltid på att förarbetet varit bristfälligt", säger Daniel Lindberg.
En kickoff är mer än ett roligt avbrott i vardagen – det är en chans att förtydliga mål, stärka samarbeten och skapa ny energi i gruppen. Men för att det ska bli lyckat krävs noggrann planering.
– När en kickoff misslyckas beror det nästan alltid på att förarbetet varit bristfälligt, säger Daniel Lindberg, projektledare på utbildningsföretaget Framfot företagsutbildning. Ofta har man lagt för lite tid på att tänka igenom syfte och detaljer, och så tror man att man ska hinna mycket mer än vad som faktiskt är realistiskt.
– Ju bättre framförhållning, desto större chans att det blir en upplevelse som lever vidare i vardagen.
Här är hans bästa tips för en lyckad kickoff:
1. Börja med syfte och mål
Varför ska ni ha en kickoff? Vad vill ni att deltagarna ska känna och ta med sig när de går därifrån? Ska ni stärka teamkänslan, lösa problem, arbeta med företagets visioner eller bara fira framgångar? Är du osäker på målet – fråga några medarbetare om vad de behöver och önskar få med sig.
2. Planera i god tid
En kickoff kräver mer förberedelser än många tror. Budget, logistik, innehåll och detaljer måste klaffa. Ett vanligt misstag är att börja för sent, vilket leder till stress, högre kostnader och sämre kvalitet. Ju tidigare ni börjar, desto bättre blir slutresultatet.
3. Ta hjälp om det behövs
Det finns mängder av gratis tips online, men ibland kan det löna sig att ta hjälp av en expert eller leverantör. Kanske har ni ett tema men är osäkra på hur det ska genomsyra hela upplevelsen – då kan extern hjälp spara både tid och energi.
4. Kommunicera smart och tidigt
När datum och plats är bestämda – skicka ut en inbjudan i god tid. Var tydlig med agenda, tider, transport och eventuell klädkod. Ett överraskningsmoment kan vara roligt, men deltagarna ska inte känna stress. Förutsägbarhet skapar trygghet.
5. Bygg förväntan
Kickoffen börjar långt innan ni ses. Skicka påminnelser eller små ”teasers” via digitala verktyg. Det kan också vara bra att låta deltagarna förbereda sig på något sätt – det ökar engagemanget och gör att ni kommer längre under själva dagarna.
6. Välj rätt miljö
Byt kontoret mot en plats som bryter mönstret. En naturnära miljö, en kreativ konferensanläggning eller en ny stad kan ge inspiration, nya perspektiv och energi.
7. Skapa luft i agendan
Det är lätt att fylla schemat, men tänk på att bygga in pauser. Allting tar ofta längre tid än planerat, och luft i schemat ger utrymme för spontana samtal och återhämtning – något som kan vara minst lika värdefullt som aktiviteterna själva.
8. Lära känna-aktiviteter
Innan ni kastar er in i problemlösning och utveckling: börja med enklare lära känna-övningar. De öppnar upp dialogen, gör klimatet mer kreativt och hjälper deltagarna att förstå varandras likheter och olikheter.
9. Bryt vardagsmönstren
Välj inslag som skiljer sig från det vanliga arbetslivet. Det kan vara teambuilding, men också mer äventyrliga upplevelser: vandring, klättring, kite- eller vindsurfing. Blanda lättsamma aktiviteter med upplevelser som utmanar på riktigt.
10. Avsluta med en tydlig knut
En bra kickoff ska inte kännas som en isolerad händelse. Avsluta med en gemensam ”checkout”, där deltagarna får dela vad de tar med sig. Knyt ihop dagarna med kickoffens syfte och visa hur lärdomarna ska tas vidare in i vardagen.
