Tävlingen går ut på att testa så kallade ”antipiloter”. Medarbetare och chefer lämnar in förslag på arbetsmoment som upplevs ta onödigt lång tid eller som inte längre tycks ha något syfte.
– Det handlar ofta om saker som skaver. Jobbtankar som poppar upp i huvudet och gör en irriterad och på dåligt humör. Men det kan vara svårt att ventilera och det är lätt att fastna i rutiner och arbetssätt. Man gör som man alltid har gjort trots att det ger upphov till frustration. Vi vill hjälpa till att få det att lossna, säger Thomas Lundgren, tävlingsledare och ekonomichef på Helsingborgs stad.
Hitta tidstjuvar
Metoden och materialet är framtaget av Ulrika Lundin, tidigare verksamhetsledare på Innovationsguiden, Sveriges kommuner och landsting, SKR. Det handlar om att uppmuntra till att börja reflektera kring arbetsmoment som är tidstjuvar.
Tävlingsmomentet har de sedan lagt till själva.
– Vi tänkte att det skulle få mer fart om vi genomför det som en tävling och det fungerar.
Förslagen som kommer in handlar om processer, rutiner, sätt att dokumentera, eller sådant som inte är längre är relevant eller efterfrågas, men som blivit kvar av vana, berättar Thomas Lundgren.
Vi tänkte att det skulle få mer fart om vi genomför det som en tävling och det fungerar.
Thomas Lundgren
Många förslag som kommer in handlar om effektivisering. Ett exempel är ett förslag som handlar om hur vi använder hemtjänstens fordon ineffektivt. Genom att nyttja elsparkcyklar på vissa sträckor kan vi frigöra tid och personal. Dessutom är det bättre för klimatet.
– Vi har ansvar för att tillhandahålla fordon till alla kommunala verksamheter. Hemtjänsten är den största kunden. Vi stöttar sedan länge med råd om hur de bäst använder fordonen i sitt dagliga arbete. I ”sluta göra-projektet” handlar det om att effektivisera hämtning och lämning av fordon för service
Här testas också elsparkcykel. Tidigare det behövts en extrabil för att hämta den medarbetare som levererat eller hämtat fordon hos verkstad till exempel. Nu tar man istället med en elsparkcykel i bagaget och tar sig fram på egen hand. På så sätt sparar vi tid och pengar.
Får chansen att testa förslag
Flera förslag handlar också om att använda AI för att bearbeta stora mängder med data, istället för att upphandla tjänsten.
Alla projekt pågår under våren 2024 och vinnaren utses före sommaren. Alla initiativ som kommer in får de förutsättningar som behövs för att under en begränsad period testa att genomföra sin antipilot. De två antipiloter som frigör mest tid, minskar kostnad eller på annat sätt skapar bäst effekt för verksamheten eller invånarna vinner 25. 000 kronor vardera och pengarna går till kompetensutveckling för hela enheten.
Thomas Lundgren poängterar att arbetet inte är färdigt när tävlingen är avgjord.
– Det här får ringar på vattnet, alla tvingas se våra arbetsuppgifter i ett större perspektiv. Alla idéer behöver analyseras. Vad får de för konsekvenser? Hamnar arbetet istället på någon annan enhet? En idé kan verka toppen men leder i slutänden till mer jobb, och högre kostnader än man från början kunnat se.
