– Människan har förmåga att hantera stora förändringar. Bara man förstår orsaken bakom och får tid att processa vad förändringen innebär.
Det säger Sofie Lärka, HR-chef på Recipharm Stockholm, ett företag som tillverkar och säljer tabletter åt läkemedelsindustrin. Sofie Lärka, vars passion är förändringsledning, kom till företaget 2018, lockad av utmaningen att lägga ner två anläggningar och samtidigt få så många som möjligt att vilja jobba kvar fram till slutet.
– Det var viktigt att fortsätta vara en attraktiv arbetsgivare hela vägen, säger hon.
– För oss innebar det att ha en stabil bemanning, hälsosam arbetsmiljö och ett högt engagemang hos personalen.
I SLUTET AV 2017 meddelade Recipharms ledning att två anläggningar i Stockholm skulle läggas ner eftersom de inte längre var lönsamma. På den ena jobbade 110 personer med tillverkning och på den andra 70 personer med packning. Samtidigt skulle verksamheten, enligt produktionsplanen, vara i full gång ända in i kaklet.
– Många blev ledsna. Det är ett familjärt företag där alla känner alla och många har jobbat här länge.Sammanhållningen är stark och kollegor blev sorgsna över att inte få fortsätta jobba tillsammans. Våra medarbetare är också lojala och det finns en stolthet i att tillverka läkemedel till patienter som behöver medicin, säger Sofie Lärka.
Kort därefter tog Recipharm Stockholm kontakt med organisationerna TRR och Trygghetsfonden TSL, som stöttar uppsagda tjänstemän respektive arbetare att hitta nya jobb. TRR och TSL besökte anläggningarna och berättade vilket stöd de kunde erbjuda personalen.
Recipharm Stockholm genomförde också ett antal utbildningsinsatser för att stötta medarbetare som inte sökt jobb på länge. Det handlade till exempel om att ta fram aktuella ansökningshandlingar och träna inför intervjuer. De ordnade också arbetsmarknadsaktiviteter där till exempel ett antal systerbolag och andra företag i samma bransch kom till anläggningarna och presenterade sig för personalen. Några bemanningsföretag gjorde även korta filmer som skickades ut till de anställda. Man hade också ett nära samarbete med facket.
I BÖRJAN AV 2019 informerade ledningen de anställda om att uppsägningarna skulle ske under året. Inför samtalen jobbade chefsgruppen intensivt för att förbereda sig. De gick igenom strukturen för uppsägningssamtalen, chefens roll, vilka reaktioner som kunde komma, viktiga dokument och vilket stöd medarbetarna kunde få.
– Det var viktigt att vi som chefer visade att det fanns en tydlig väg framåt, att det fanns en plan både för nedläggningsarbetet och för den enskilda medarbetarens egen process att hitta ett nytt jobb.
Två nycklar har varit kommunikation och ledarskap, fortsätter Sofie Lärka. När det gäller kommunikation ligger tyngden på tydlighet, kring orsaken till uppsägningen, hur tidsplanen och villkoren ser ut och vilket stöd som finns för att hitta en ny sysselsättning. Ledarskap handlar om att cheferna känner sig trygga, är väl förberedda och har förmåga att hantera uppsagda medarbetare med lyhördhet och integritet.
Cheferna hade individuella uppsägningssamtal med alla 180 medarbetare. Även om personalen sedan tidigare visste vad som komma skulle följde tunga dagar med mycket känslor.
– Som chef får du information om nedläggningen tidigt i processen och har hunnit bearbeta dina känslor och gå vidare till att fundera på hur förändringen ska gå till rent konkret. Den tiden behöver medarbetarna också. Det är viktigt att bara finnas där och lyssna.
Någon dag senare hölls uppföljningssamtal för att se hur varje person mådde och vad hen behövde för stöd.En del reagerade med förnekelse och trodde inte att nedläggningen skulle genomföras. Andra blev arga och tyckte att det hela var orättvist. Vissa blev uppgivna och undrade hur det skulle gå. Några kände att allt nog skulle lösa sig.
– Som ledare är det viktigt att vara tillgänglig, lyhörd, respektera att alla reagerar på olika sätt och möta varje individ där han eller hon är.
RÅDGIVARE FRÅN TRR och coacher från STL träffade medarbetarna igen för att höra var de befann sig och hur de tänkte sig nästa steg. De bidrog också med information om hur arbetsmarknaden ser ut. Sofie Lärka tror att det är skönt som uppsagd medarbetare att ha en person utanför organisationen som bollplank.
– I den relationen är fokus på dig. Då har du också ofta lagt den mest akuta besvikelsen bakom dig och börjat blicka framåt. I det läget tror jag att det är värdefullt att få träffa en person som har koll på arbetsmarknaden och som har hjälpt många andra personer vidare, säger hon.
Under våren 2020 kom också coronaviruset. Recipharm Stockholm fick skifta fokus till krisledning, att identifiera risker och vidta åtgärder. Men Sofie Lärka upplever inte att pandemin och dess konsekvenser för arbetsmarknaden påverkade personalen. Kanske satte viruset nedläggningen i perspektiv, funderar hon.
– Det berör ju hela världen. Jag upplevde att organisationen blev mer sammansvetsad och det uppstod en stark känsla av att nu hjälps vi åt och skyddar varandra. Men om vi inte hade satt igång med kompetensutvecklingsinsatserna, arbetsmarknadsaktiviteterna, TRR och TSL så tidigt tror jag att pandemin hade haft en mer negativ effekt på medarbetarna.
Den 30 juni i år stängdes de två anläggningarna. Sofie Lärka upplever att Recipharm Stockholm lyckades med det svåraste, att få medarbetarna att stanna och hålla engagemanget uppe ända in i mål, vilket gjorde att produktionsplanen kunde fullföljas.
– Vi klarade av att skapa en känsla av samhörighet där man som kollega sträckte ut en hand och sa ”kom vi gör det här tillsammans”. Det avgörande var att få medarbetarna att känna sig inkluderade, känna att jag är en del av förändringsarbetet och min insats är betydelsefull.
Vilket är ditt råd till organisationer som tvingas säga upp personal?
– Att det som arbetsgivare är fullt möjligt att vara tydlig och omtänksam samtidigt.
FAKTA TRYGGHETSRÅD
* På den svenska arbetsmarknaden finns flera trygghetsråd och omställningsorganisationer. De styrs av bransch och kollektivavtal. TRR och TSL är riktade till tjänstemän respektive arbetare inom privat sektor.
* Andra exempel är Omställningsfonden (för anställda inom kommuner, regioner och kommunalförbund) och Trygghetsrådet Fastigo (för tjänstemän i fastighetsbranschen)
Text: Jennie Aquilonius
