Bra möten, såväl fysiska som digitala, bygger på noggranna förberedelser. Det vet Frida Gatu som undervisar i konsten att hålla kreativa möten, bland annat på Berghs school of communication i Stockholm.
– Det är inte bara att inleda med ett hej och räkna med att allt ska gå bra, säger hon.
Först gäller det att tänka igenom mötets syfte och mål, och vilka som behöver vara närvarande. Därefter kan du sätta en agenda, gärna med ett detaljerat körschema där varje punkt har en tidsram. Det är extra viktigt vid digitala möten då vi lättare tappar fokus när vi sitter framför en skärm.
Frida Gatu brukar utgå från vad hon kallar ”disneykurvan”. Likt dramaturgin i blockbusters som Hitta Nemo eller Frost så startar hon med något upplyftande, går sedan vidare till det som ska bearbetas för att avsluta med något positivt. Det lite härliga i början är ofta en incheckningsövning då man går laget runt. Det kan vara att alla får visa en bild från sin helg, eller berätta om någon känsla inför mötet.
– Man blir lite personlig vilket gör att stämningen blir helt annorlunda, även om det är tuffa beslut som ska fattas. Och om alla har hört sin egen röst inom tjugo minuter blir de mer delaktiga. Hos den som bara sitter och lyssnar med mikrofonen på mute hamnar hjärnan i viloläge väldigt snabbt, säger hon.
Frida Gatu betonar att det inte är du som mötesledare som ska göra hela jobbet. Förbered gärna övningar som gruppen till exempel gör i par och sedan redovisar.
– I flera program för digitala möten kan du dela in deltagarna i mindre grupper, och sedan plocka tillbaka dem igen. Det är väldigt effektivt, säger hon.
För att hålla körschemat och nå slutet på disneykurvan krävs en hel del disciplin, både från mötesledaren och deltagarna. Frågor som dyker upp som inte har med den aktuella frågan att göra kan ta mycket tid och energi från mötet. Frida Gatus tips är att skapa en p-ruta – en plats där man skriver upp viktiga frågor att återkomma till i mån av tid, eller som får avvakta till ett annat tillfälle.
Text: Annika Sjöberg
