Muthärvan blev en väckarklocka

Sedd av 47

Etikdiskussioner stärker chefen i professionen, ökar förtroendet för organisationen och kan förhindra personalflykt. Ändå glöms de ofta bort. På Sweco krävdes det en kris för att få fart på arbetet.

Senast ändrad 11:40, 20 Apr 2018
Foto: Linus Meyer.
När chefer och medarbetare reflekterar stärks deras moraliska rättesnöre.

TEMA CHEFSETIK – Va?! Kan det här hända på Sweco? 

Åsa Bergman, vd för Sweco Sverige, beskriver den chock som drog över teknik-konsultföretaget 2012. Medierna trumpetade ut skandalen: en medarbetare och en underkonsult var inblandade i en muthärva i Ukraina. De hade mutat en tjänsteman på utvecklingsministeriet i samband med upphandlingen av ett Världsbankenprojekt.

– Vi hade en csr-policy och lite riktlinjer, men vi hade ingen riktig medvetenhet om hur viktigt det är att jobba med det här. Vi resonerade som alla andra: vi har läget under kontroll, här händer ingenting, säger Åsa Bergman, slår ifrån sig med armarna och rätar på ryggen för att visa den tidigare självgodheten.

På väggen bakom henne sitter fyra vita gökur med färgglada tak. Gökarnas uppgift är att lätta upp tunga möten genom att börja gala i tid och otid. Kanske hade de behövts under en del sammanträden efter Ukraina.

Händelsen skapade en så kallad burning platform för Sweco: något måste hända. Nu. I dag utbildas alla chefer och medarbetare i affärsetik. Både ledningsgrupper och arbetslag diskuterar regelbundet etiska dilemman. Alla chefer och medarbetare måste läsa och skriva under företagets csr-policy och Code of conduct, de etiska riktlinjerna, varje år. 

En stor pingvin kikar fram bakom glasväggen. Caroline Lindgren, chefsjurist på Sweco Sverige, går förbi och berättar att varje konferensrum har sin egen stil, inrett utifrån en klassisk designstol. Det är en del av hållbarhetstänket, att använda möbler som håller länge.

Som lokal compliance officer hjälper Caroline Lindgren den svenska verksamheten att följa de etiska riktlinjerna samt lagar och regler. Tillsammans med hela koncernens compliance officer, Jörgen Hansén, leder hon den endagsutbildning i affärsetik som hålls en gång per termin för nyanställda chefer på regionnivå och uppåt. Först får de lära sig varför de som ledare över huvud taget ska bry sig om etik.

– Medarbetarna kommer inte att agera om de inte ser att chefen tycker att det här är viktigt. Det gäller i både ord och handling. Du kan inte säga en sak och göra något annat. Sedan är du också personligen straffansvarig för dina handlingar, säger Caroline Lindgren.

Utbildningen innehåller också information om korruption, bedrägerier och otillåtna samarbeten med konkurrenter. Sedan kommer dilemmadiskussionerna med riktiga fall från den egna verksamheten. Det är det som biter. Etiken blir verklig.

– Det är då jag märker att det börjar kicka igång, säger hon och vrider handen som ett hjul vid tinningen för att visa hur chefernas tankeprocesser startar.

– Sedan kommer det: Ja men det där var jag med om för några år sedan och det kanske jag inte borde ha gjort.

Caroline Lindgren upplever att många vill ha svartvita svar. Vad är rätt och vad är fel? Men sanningen är att de flesta fall ligger i gråzonen. I byggbranschen förekommer affärsresor i andra länder. Leverantören visar kanske inte bara upp sitt ventilationsaggregat utan står också för resa, boende, mat och ett program med vinprovning och andra nöjen. Det är viktigt att väga nytta mot nöje, säger Caroline Lindgren. Är det ett arbetsmöte med efterföljande lunch eller endast en hockeymatch?

– Om du börjar känna dig mörkgrå är erbjudandet nog för nära det som är olagligt, och så nära vill vi inte vara. Om det är lite mer ljusgrått, närmare vitt är det förmodligen okej. Fundera på om det skulle tåla en intern eller extern granskning. Kan jag stå för det här på dn:s första sida i morgon?

Nyanställda medarbetare och chefer får gå en e-utbildning i affärsetik. Dilemman som tas upp där kan handla om hur medarbetaren hanterar information om en kund som hen egentligen inte får utnyttja vid ett anbud. Det kan också vara att personen ska anlita ett företag och väljer svärfars bolag. 

Chefen är ansvarig för att medarbetarna läser och skriver på de etiska riktlinjerna och csr-policyn varje år. Om någon inte gör det går ärendet högre i organisationen. Att medarbetarna förstått och inte bara skrivit på märks i de dilemmadiskussioner som cheferna löpande har med sina arbetsgrupper. De träffarna statistikförs också.

– Vi har chefer som har fått gå för att de inte har haft tillräckligt bra fokus på frågorna, säger Caroline Lindgren.

Hon berättar att de löpande dilemmadiskussionerna är särskilt viktiga. När chefer och medarbetare reflekterar tillsammans med sina kollegor blir deras moraliska kompass tydligare. Det är viktigt, eftersom organisationen är decentraliserad med 5 600 medarbetare på cirka 50 orter. Även underkonsulter måste följa de etiska riktlinjerna och i utlandsprojekt får de också svara på enkäter om hur de jobbar med affärsetik innan Sweco går vidare med samarbetet.Den som misstänker oegentligheter kan prata med sin chef, en chef på högre nivå, hr-avdelningen eller ringa företagets ethics line, en telefon som drivs av ett externt bolag som tillhandahåller en anonym visselblåsartjänst. Det kommer regelbundet in anmälningar. Vanligast är bedrägerier, att anställda eller utomstående köper saker till sig själva och låter företaget stå för det. Ärendet utreds och om inget fel begåtts läggs ärendet ner. Det vanligaste är dock att fallet leder till konsekvenser. Åtgärderna kan bestå av allt från ett samtal till avsked och polisanmälan.

– Du ska inte vara rädd för incidenter, det betyder att du får reda på saker. Det händer inte alltför sällan att folk slår sig för bröstet och säger att ”Vi har aldrig några incidenter!”. Då tror jag att man ska vända på det och tänka: okej, vad är det jag inte får veta?

I rummet med gökuren berättar vd:n Åsa Bergman att hon generellt upplever en förändring på etikområdet. De senaste fem, tio åren har flera byggföretag skrivit på gemensamma etiska riktlinjer. 2012 skärptes lagen kring företagens ansvar vid mutbrott. Samma år kom också självregleringsinstrumentet Näringslivskoden från Institutet mot mutor.

Hon är tydlig med att etiken är en ledningsfråga. Medarbetarna ska göra och välja rätt, men de måste få ledning och styrning. Det värsta en organisation kan göra är att lägga ansvaret på medarbetarna eller ha chefer som inte lever efter de affärsetiska riktlinjerna.

– Då ska den enskilde medarbetaren ha en så stark etisk kompass och vilja följa reglerna så mycket i alla lägen att de presterar bättre än cheferna i etiska dilemman. Och det är ganska mycket begärt.

Åsa Bergman ser arbetet med etik som en lärandeprocess. Människor måste få göra fel, om de gör så gott de kan och lär sig av sina misstag. Men för att arbetet ska fungera måste det alltid bli konsekvenser för den som bryter mot reglerna.

– Vi har haft situationer med en chef eller en medarbetare som är duktig i sitt yrke eller tjänar mycket pengar, framgångsrik i jobbet, men som har fått sluta för att de har brutit mot vår code of conduct.

Hon förklarar att etiken också är viktig eftersom den påverkar andras förtroende för företaget. Kunderna förväntar sig helt enkelt att Sweco ska bete sig schysst. De etiska riktlinjerna och csr-policyn innehåller även delar om hur chefer och medarbetare ska behandla varandra. 

Åsa Bergman leker med tanken på om Sweco hade nått så här långt utan mutskandalen i Ukraina. 

– Det är inte säkert. Det är alltid lättare med förbättringsarbete om du har lite stress i systemet.

TEXT: JENNIE AQUILONIUS

Så ställer du in din etiska kompass

Frågan skjuts neråt i organisationen

 

up 40